Инструкция к системе TalentForce
Доступы к системе
Ссылка на стенд: vtbkz.talentforce.ru
Роли и правила
Рекрутер
Просмотр вакансий, в которых пользователь указан в участниках в поле рекрутера либо является создателем
Полный доступ ко всем кандидатам
и действиям над ними
Заблокированы
Модуль «Вакансии»
Модуль «Кандидат»
Модуль «Заявки»
Руководители
Просмотр всех вакансий
в системе. Правка вакансий только если указан в поле «Руководитель отдела подбора»

Просмотр всех кандидатов в системе
Полный доступ ко всем заявкам и действиям над ними
Модуль «Вакансии»
Модуль «Кандидат»
Модуль «Заявки»
Руководители департамента
Просмотр вакансий в которых указан в поле «Руководитель департамента»
Просмотр кандидатов которые прикреплены
к вакансиям в который пользователь указан
в поле «Руководитель департамента»
Просмотр заявок, в которых пользователь указан в поле «Руководитель департамента» или является согласующим
Модуль «Вакансии»
Модуль «Кандидат»
Модуль «Заявки»
Менеджеры
Просмотр вакансий, в которых пользователь указан в участниках в поле «Нанимающий менеджер»
Просмотр кандидатов которые прикреплены
к вакансиям в которых пользователь указан
в поле «Нанимающий менеджер»
Просмотр и создание заявок, в которых пользователь указан в участниках в поле «Нанимающий менеджер» Либо является создателем или согласующим
Модуль «Вакансии»
Модуль «Кандидат»
Модуль «Заявки»
Модуль «Заявки»
Создание заявки
1. Переходим в модуль «Заявки»
2. Далее выбираем необходимый шаблон заявки (он заполняет автоматически поля для создаваемой заявки). Возможность редактировать остается за создателем.

3. Поля, обозначенные звездочкой – обязательные поля. В будущем можем убрать ненужные, добавить новые поля или изменить их обязательность. Пока необходимо выбрать любые из справочников.

В заявке поля заполняться автоматически после сохранения
  • Руководитель отдела подбора
  • Руководитель отдела мотивации
  • Начальник УРП
Нанимающиму менеджеру необходимо указать себя в участниках и указать руководителя департамента.
4. Нажать «Далее» и перейти к созданию плана согласования.
5. При необходимости отредактировать план согласования.
Затем, если план согласования устраивает, нужно нажать на кнопку «Отправить на согласование»

Согласующие в порядке плана будут получать уведомление о необходимости согласования.
    Согласование заявки
    Перейдя в карточку заявки, будут доступны 4 основных действий:
    1. Согласовать – Если в заявке все верно, в этом случае заявка перейдет на согласование следующему специалисту (он получит уведомление) или, если больше согласующих нет, автор получить уведомление, что заявка согласована
    2. Отклонить – Если в заявке нет необходимости, в этом случае автор получит уведомление, что заявка отклонена. Заявку отправить на повторное согласование нельзя.
    3. Перенаправить – Если необходимо согласовать с другим пользователем, новый согласующий получит уведомление, что теперь ему нужно согласовать
    4. На доработку – Если с чем-то не согласны, автор получит уведомление, что заявка нуждается в правках, внесет их и отправит на повторное согласование.
    При нажатии на одну из кнопок появляется pop-up окно с возможностью оставить комментарий по заявке.
    Также принять решение по заявке по через email письмо. Как только от пользователя будет необходимо действие, ему на почту придет, письмо при помощи которого оставить свое решен
    Настроенные процессы
    Модуль «Вакансии»
    Назначение рекрутера
    1. Перейти по ссылке из письма в карточку вакансии и выбрать «Править» из выпадающего меню «Действия».
    2. Выбрать в поле «Рекрутер» в выпадающем меню справочника рекрутер. Также это можно сделать сразу при создании заявки.
    3. Нажать сохранить
    Смена статуса вакансии
    Если при создании заявки указать рекрутера сразу, то вакансия будет создана со статусом «Открыта» и будут доступны инструменты подбора.

    В ином случае вакансия будет со статусом «Новая».
    1. Для смены статуса вакансии перейти в карточку вакансии.
    2. Нажать на панель статусы вакансии.
    3. Выбрать необходимый статус кликнув на него.
    Изменение количества позиций в вакансии
    1. Перейти в модуль «Вакансии».
    2. Открыть карточку вакансии в форме просмотра.
    3. Нажать на «Открыть позиции».
    Публикация вакансии
    Перейдя в карточку вакансии, в самом конце страницы есть раздел «Публикатор». В нем расположены все публикации по данной вакансии
    Вакансию можно опубликовать на трех работных сайтах, а также создать карьерную страницу, которую в дальнейшем можно отправить кандидату либо сотруднику который планирует рекомендовать знакомого. Для этого необходимо авторизоваться на данных сайтах и заполнить необходимые поля.
    Отбор кандидатов на вакансию
    1. Перейти в модуль «Вакансии» и выбрать кандидатов из списка. При необходимости воспользуйтесь фильтрами. Их можно совмещать друг с другом.
    2. Отобрать кандидата на вакансию можно из карточки кандидата. Для этого перейдите в карточку кандидата, далее выберите вакансию.
    3. На вакансию можно отобрать при загрузке кандидата через плагин, выбрав вакансию из выпадающего списка.
    4. Добавить кандидатов при помощи массового прикрепления из другой вакансии
    Настроенные процессы
    Модуль «Кандидаты»
    Добавление кандидата
    1. Добавить кандидата в систему можно следующими способами:Для добавления Кандидата в систему через файл, потребуется перейти в модуль «Кандидаты», затем нажать кнопку «Импортировать», выбрать необходимый формат и загрузить удобным способом карточку Кандидата.
    Для того, чтобы произвести экспорт резюме Кандидата из системы, потребуется перейти в карточку Кандидата и затем выбрать из меню действий «Сохранить резюме». В открывшемся окне указать Вакансию и шаблон, при необходимости вписать комментарий. Далее выбрать формат документа и нажать «Сохранить». Если участника подбора нет в системе, сможете поделиться кандидатом, отправив экспортированное резюме.


    Ведение кандидата по этапам
    Перейти в карточку кандидата, выбрать нужную вакансию и нажать на стрелочку – развернутся этапы, выбрать необходимый.
    Добавление комментария
    1. Перейти в модуль «Кандидаты».
    2. Выбрать кандидата из списка.
    3. Чтобы оставить комментарий в карточке кандидата, необходимо нажать кнопку «Добавить комментарий» и ввести текст.
    4. При выборе поля «Виден только рекрутерам», комментарии, будут видны только рекрутерам.
    Если в карточке кандидата оставил комментарий не рекрутер то ответственному рекрутеру придет уведомление.
    Отправка Email сообщения
    1. Выбрать в верхней панели меню «Кандидаты». Выбрать кандидата из списка, чтобы оказаться в его карточке.
    2. Нажать на «Отправить E-mail» Если данная кнопка не активна необходимо добавить формат связи с кандидатом
    1. В открывшемся окне проверьте email, на который отправлять письмо.
    1. На появившейся новой странице необходимо заполнить следующие поля:
    • Шаблон E-mail – список шаблонов, который автоматически добавляет тему и текст сообщения.
    • Кому – текстовое поле, заполняемое автоматически основной почтой (первая в списке) при отпрявке из карточки кандидата.
    • Тема – не обязательное текстовое пол.
    • Сообщение – текстовое поле.
    • Нажать «Отправить»

    Чтобы закрыть окно отправки E-mail нажмите на крестик, затем "отказаться". Письмо в этом случае не сохранится.


    Отработка ПД
    Для того чтобы отправить кандидату согласие на обработку персональных данных необходимо зайти в кандидата и нажать на кнопку в добавочном меню.
    После чего отобразится статус ПнД. Существует три статуса
    • Ожидание согласия ОПД
    • Согласен на ОПД
    • Отказ в ОП

    Если необходимо посмотреть общую статистику по ОПД существует отчет «Отчет статус ОПД».
    Настроенные процессы
    Воронки подбора
    Подбор топ менеджеров
    1
    Добавлен
    2
    Согласование с заказчиком
    Автоматическое уведомление заказчика
    3
    Резюме согласовано
    Автоматическое уведомление рекрутера
    4
    Интервью с заказчиком
    Действие: назначить встречу
    5
    Сбор рекомендаций
    6
    Интервью с председателем правления
    Действие: назначить встречу
    7
    Служба безопасности
    8
    Создание оффера
    Действие: оффер и отправка письма
    9
    Отправка оффера
    Действие: Отправка письма
    10
    Подготовка к выходу
    11
    Принят
    12
    Отказ
    Подбор экспертов
    1
    Добавлен
    2
    Видео интервью
    Автоматически отправляется письмо кандидату
    3
    Первичное телефонное интервью
    4
    Тестирование
    5
    Согласование с заказчиком
    Автоматическое уведомление заказчика
    6
    Резюме согласовано
    Автоматическое уведомление рекрутера
    7
    Интервью с заказчиком
    Действие: назначить встречу
    8
    Служба безопасности
    9
    Создание оффера
    Действие: оффер и отправка письма
    10
    Отправка оффера
    Действие: Отправка письма
    11
    Подготовка к выходу
    11
    Принят
    11
    Отказ
    Массовый подбор
    1
    Добавлен
    2
    Видео интервью
    Автоматически отправляется письмо кандидату
    3
    Согласование с заказчиком
    Автоматическое уведомление заказчика
    4
    Резюме согласовано
    Автоматическое уведомление рекрутера
    5
    Интервью с заказчиком
    Действие: назначить встречу
    6
    Служба безопасности
    7
    Создание оффера
    Действие: оффер и отправка письма
    8
    Отправка оффера
    Действие: Отправка письма
    8
    Подготовка к выходу
    8
    Принят
    8
    Отказ
    Чат-бот HRMessenger
    Установка сценария для обработки откликов и сценария для адаптации сотрудника
    Сценарий обработки откликов и сценарий адаптации устанавливаются индивидуально для каждой вакансии.

    1.Открываем редактирование вакансии, по которой нужно установить сценарий обработки откликов и/или сценарий адаптации.
    2. Из выпадающего списка выбираем значения для полей "Сценарий обработки откликов" и "Сценарий адаптации"
    3. Нажимаем на кнопку "Сохранить"

    Для выбора доступны только сценарии в статусе "Запущен". Создание, настройка и изменение самих сценариев доступны только через личный кабинет HRMessenger.
    Создание ручного отклика при создании кандидата
    Для того, чтобы по кандидату, созданному вручную или загруженному через плагин, запустился сценарий обработки откликов, при создании/загрузке кандидата необходимо сделать следующее:
    1. Включить свитчер "Откликнулся"
    2. В появившемся поле "Вакансия" из списка выбрать вакансию, к которой должен быть прикреплен кандидат и отклик
      • Проверить наличие телефона у кандидата в блоке "Средства связи". Если при создании кандидата телефон указан не был, то рассылка по сценарий не будет запущена.
      При сохранении такого кандидата будет также создан так называемый ручной отклик, по которому и будет запущен сценарий обработки откликов.
      Обработка откликов
      Если по вакансии был выбран сценарий в поле "Сценарий обработки откликов", то при появлении откликов на эту вакансию по ним (откликам) будет запущен чат-бот в WhatsApp по выбранному сценарию.
      Для успешного запуска сценария обработки откликов в HRMessenger:
      1. Вакансия должна быть в статусе "Открыта"
      2. В вакансии должен быть указан сценарий обработки откликов
      3. У отклика должен быть указан номер телефона
      Запуск сценария обработки откликов в HRMessenger будет происходить автоматически.
      Просмотр переписки с откликом
      Для откликов в статусе "Новый" можно будет увидеть переписку на вкладке Комментарии.
      Получение ответа по переписке в чат-боте при ручном отклике
      Положительный ответ:
      • Обновление статуса отклика
      • Если этап кандидата, созданного по отклику, отличен от «Отказ», то этап изменен не будет
      • Если этап кандидата, созданного по отклику, - «Отказ», то кандидат будет переведен от лица Администратора на этап "Добавлен" с указанием причины возврата. Создастся комментарий о возврате с этапа "Отказ"
      • В карточке кандидата создастся комментарий с перепиской в чат-боте
      Отрицательный ответ:
      • Статус отклика обновляется и становится «Отказ»
      • Этап кандидата, созданного по отклику, будет изменен на "Отказ". Запишется причина отказа, создастся комментарий с причиной отказа.
      • Если кандидат, созданный по отклику, уже был в отказе по вакансии, то этап "Отказ" сохранится, но изменится причина отказа. Прошлую причину отказа можно будет увидеть в комментарии
      • В карточке кандидата создастся комментарий с перепиской в чат-боте
      Получение ответа по переписке в чат-боте при отклике из HH
      Положительный ответ:
      • Статус отклика меняется на "Принят"
      • Если не найден дубль кандидата для отклика, то создается кандидат и прикрепляется к вакансии на этап "Добавлен"
      • Если найден дубль кандидата для отклика, то кандидат прикрепляется к вакансии (если еще не был прикреплен)
      • В карточке кандидата создастся комментарий с перепиской в чат-боте
      • На HH отклик переводится в папку "Интервью"
      Отрицательный ответ:
      • Статус отклика меняется на "Отказ"
      • Если не найден дубль кандидата для отклика, то создается кандидат и прикрепляется к вакансии на этап "Отказ"
      • Если найден дубль кандидата для отклика, то кандидат прикрепляется к вакансии (если еще не был прикреплен) и переводится на этап Отказ
      • В карточке кандидата создастся комментарий с перепиской в чат-боте
      • На HH отклик переводится в папку "Отказ"
      Для откликов из HH обязательно должен быть активен токен создателя публикации в TF. Токен создается и обновляется через окно публикатора или при запуске плагина на сайте HH.

      Если токена в системе для создателя публикации не будет, то логика обработки откликов не отработает. Пользователю нужно будет перейти в отклик и вручную принять, либо отклонить отклик.
      Адаптация принятого кандидата
      Запуск сценария Адаптации по кандидату будет происходить автоматически при переводе его на этап "Принят", если в вакансии было заполнено поле "Сценарий адаптации".
      Для успешного запуска сценария Адаптации в карточке кандидата должен быть указан номер телефона.
      Если номер телефона у кандидата отсутствует, что сценарий запущен не будет.
      Статус и этап опроса респондента можно увидеть в отчете "Респонденты HRMessenger"
      Exit-интервью для уволенного сотрудника
      Запуск установленного сценария Exit-интервью будет происходить автоматически при переводе кандидата на этап "Уволен".

      При этом во вкладке "Внешние сервисы" модуля "Администрирование" должен быть указан сценарий Exit-интервью.
      Для успешного запуска сценария Exit-интервью в карточке кандидата должен быть указан номер телефона.
      Если номер телефона у кандидата отсутствует, что сценарий запущен не будет.
      Статус и этап опроса респондента можно увидеть в отчете "Респонденты HRMessenger"
      Просмотр отчета по респондентам
      Статус и этап респондента можно увидеть в отчете "Респонденты HRMessenger"
      Для этого необходимо:
      1. По кнопке "Еще" в верхнем меню перейти в модуль "Отчеты и Дашборды"
      2. В разделе "Табличные отчеты" выбрать "Респонденты HRMessenger"
      В отчете доступна фильтрация респондентов по вакансии.
      1. Для поля "Оператор сравнения" установить значение "Равно"
      2. Для поля "Тип" установить значение "Значение"
      3. Нажать на кнопку со стрелкой справа от поля "Значение"
      4. В появившемся списке вакансий выбрать ту, по которой нужно отфильтровать респондентов
      5. Нажать на кнопку "Обновить"