Инструкция к системе TalentForce
Доступы к системе
Ссылка на стенд: https://lukoil.talentforce.ru/

Доступы были отправлены письмом 01.09.2023 каждому пользователю индивидуально
Роли
Рекрутер
Просмотр вакансий, в которых пользователь указан в участниках в поле "Рекрутер", "Дополнительный рекрутер", "Наблюдатель", либо является создателем
В списке отображаются только те кандидаты, которые созданы пользователем. Для просмотра карточек кандидата доступны все кандидаты (на случай, если будет отправлена ссылка на карточку кандидата). Редактирование только созданных кандидатов
Заблокирован
Модуль «Вакансии»
Модуль «Кандидат»
Модуль «Заявки»
Суперрекрутер
Полный доступ к базе вакансий и действиями над ними
Полный доступ к базе кандидатов и действиями над ними
Полный доступ к базе заявок и действиями над ними
Модуль «Вакансии»
Модуль «Кандидат»
Модуль «Заявки»
Руководители, начальники
Просмотр вакансий, в которых пользователь указан руководителем/начальником

Просмотр кандидатов, которые прикреплены к вакансиям, где пользователь указан руководителем/начальником

Просмотр заявок, в которых пользователь указан руководителем/начальником/наблюдателем, либо создателем. Доступны все действия с заявками
Модуль «Вакансии»
Модуль «Кандидат»
Модуль «Заявки»
Ответственный за тестирование
Просмотр вакансий, в которых пользователь указан в поле «Ответственный за тестирование»/«Наблюдатель»
Просмотр кандидатов, которые прикреплены к вакансиям, где пользователь указан в поле «Ответственный за тестирование»/«Наблюдатель»
Заблокирован
Модуль «Вакансии»
Модуль «Кандидат»
Модуль «Заявки»
Ответственный по трудоустройству
Полный доступ ко всем анкетам
Полный доступ ко всем анкетам
Анкеты СБ
Анкеты по трудоустройству
Сотрудник СБ
Полный доступ ко всем анкетам
Доступ заблокирован
Анкеты СБ
Анкеты по трудоустройству
Модуль «Заявки»
Создание заявки
1. Переходим в модуль «Заявки», нажимаем кнопку "Создать"
2. Далее выбираем необходимый шаблон заявки (он заполняет автоматически поля для создаваемой заявки). Возможность редактировать остается за создателем.

3. Поля, обозначенные звездочкой – обязательные поля. В будущем можем убрать ненужные, добавить новые поля или изменить их обязательность. Пока необходимо выбрать любые из справочников.

В карточке создания заявки необходимо отмечать участников подбора. Если не добавлять участников, то в последствии они не смогут увидеть вакансию.

Заполнение таких участников, как :
  • Начальник отдела по работе с персоналом,
  • Начальник отдела организации труда, заработной платы и соц. программ,
  • Начальник отдела развития персонала,
  • Рекрутер
    будет автоматическим, если инициатор заявки – руководитель «первой волны». Список руководителей "первой волны" хранится по ссылке.
Руководителю необходимо указать себя в участниках в поле "Руководитель подразделения".

Матрица заполнения участников:
4. Нажать «Далее» и перейти к созданию плана согласования.

Если инициатор заявки – руководитель «первой волны», то согласующие автозаполняются согласно матрице ниже:
    5. При необходимости отредактировать план согласования.

    Затем, если план согласования устраивает, нужно нажать на кнопку «Отправить на согласование»
    Согласующие в порядке плана будут получать уведомление о необходимости согласования.
      Согласование заявки
      Перейдя в карточку заявки, будут доступны 4 основных действий:
      1. Согласовать – Если в заявке все верно
      2. Отклонить – Если в заявке нет необходимости
      3. Перенаправить – Если необходимо согласовать с другим пользователем
      4. На доработку – Если с чем-то не согласны
      При нажатии на одну из кнопок появляется окно с возможностью оставить комментарий по заявке.
      После согласования будет видно, что этап, на котором было принято решение, отмечен галочкой.
      Когда заявка полностью будет согласована, она автоматически превратится в вакансию. Из заявки можно перейти в вакансию. Согласованная заявка автоматически перемещается в архив
      Согласование заявки из письма

      Также принять решение по заявке по через email письмо. Как только от пользователя будет необходимо действие, ему на почту придет письмо, в котором он может принять решение по заявке.
      Настроенные процессы
      Модуль «Вакансии»
      Смена статуса вакансии
      После согласования заявки вакансия создается в статусе «Новая». Изменить статус можно в карточке вакансии

      1. Для смены статуса вакансии перейти в карточку вакансии.
      2. Нажать на панель статусы вакансии.
      Для вакансий был добавлен новый статус – «На уточнении».
      • Статусы «Закрыта» и «Отменена» заблокированы. То есть если вакансии присвоен данный статус, больше с вакансией работать нельзя.
      • Архивные вакансии – вакансии в статусах «Закрыта», «Отменена», «Подбор окончен». Статус «Подбор окончен» - статус, не блокирующий смену статуса вакансии
      Изменение количества позиций в вакансии
      1. Перейти в модуль «Вакансии».
      2. Открыть карточку вакансии в форме просмотра.
      3. Нажать на «Открыть позиции»/«Отменить позиции».
      Публикация вакансии
      Перейдя в карточку вакансии, в самом конце страницы есть раздел «Публикатор». В нем расположены все публикации по данной вакансии
      Вакансию можно опубликовать на трех работных сайтах, для этого необходимо авторизоваться на данных сайтах и заполнить необходимые поля. А также возможно создать карьерную страницу, которую в дальнейшем можно отправить кандидату либо сотруднику, который планирует рекомендовать знакомого (на данный момент (01.09.23) персональная настройка карьерной страницы не реализована, можно настроить по требованию).
      Также вакансию можно связать с уже существующей вакансией при помощи кнопки «Связать с публикацией». Это действие работает только для работных сайтов. (Инструкция по работе с публикатором)

      Чтобы отредактировать публикацию необходимо воспользоваться вспомогательным меню. Там же можно перевести публикацию в «Архив»
      Также в публикацию можно сохранить как черновик, для этого нажимаете на кнопку «Опубликовать», заполняете все необходимые поля и затем нажимаете на кнопку «Сохранить как черновик». Публикация будет сохранена и в любой момент вы сможете к ней вернуться и опубликовать.
      Отбор кандидатов на вакансию
      1. Перейти в модуль «Вакансии» и выбрать кандидатов из списка. При необходимости воспользуйтесь фильтрами. Их можно совмещать друг с другом.
      2. Отобрать кандидата на вакансию можно из карточки кандидата. Для этого перейдите в карточку кандидата, далее выберите вакансию.
      3. На вакансию можно отобрать при загрузке кандидата через плагин, выбрав вакансию из выпадающего списка.
      4. Добавить кандидатов при помощи массового прикрепления из другой вакансии
      Настроенные процессы для модуля Вакансии
      Модуль «Кандидаты»
      Добавление кандидата
      Добавить кандидата в систему можно следующими способами:
      Для добавления Кандидата в систему через файл, потребуется перейти в модуль «Кандидаты», затем нажать кнопку «Импортировать», выбрать необходимый формат и загрузить удобным способом карточку Кандидата.
      Для того, чтобы произвести экспорт резюме Кандидата из системы, потребуется перейти в карточку Кандидата и затем выбрать из меню действий «Сохранить резюме». В открывшемся окне указать Вакансию и шаблон, при необходимости вписать комментарий. Далее выбрать формат документа и нажать «Сохранить». Если участника подбора нет в системе, сможете поделиться кандидатом, отправив экспортированное резюме.


      Обработка ПД
      При создании кандидата на указанную в карточке кандидата почту автоматически отправится письмо для подтверждения или отказа на обработку ПД.

      Для того чтобы отправить кандидату согласие на обработку персональных данных необходимо зайти в кандидата и нажать на кнопку в добавочном меню.
      После чего отобразится статус ПнД. Существует три статуса
      • Ожидание согласия ОПД
      • Согласен на ОПД
      • Отказ в ОП

      В случае отказа кандидата от обработки ПД карточка кандидата будет деперсонализирована.
      В случае согласия кандидата в на обработку ПД в карточке также проставится метка.
      Если у кандидата нет возможности дать ответ по почте, то рекрутер может отметить чек-бокс «Согласие на обработку ПД получено» на странице редактирования карточки кандидата.
      Настроенные процессы для модуля Кандидаты
      Добавление комментария
      1. Перейти в модуль «Кандидаты».
      2. Выбрать кандидата из списка.
      3. Чтобы оставить комментарий в карточке кандидата, необходимо нажать кнопку «Добавить комментарий» и ввести текст.
      4. При выборе поля «Виден только рекрутерам», комментарии, будут видны только рекрутерам.
      Если в карточке кандидата оставил комментарий не рекрутер то ответственному рекрутеру придет уведомление.
      Отправка Email сообщения
      1. Выбрать в верхней панели модуль «Кандидаты». Выбрать кандидата из списка, чтобы оказаться в его карточке.
      2. Нажать на «Отправить E-mail» Если данная кнопка не активна - необходимо добавить контакт "E-mail" для кандидата
      3. В открывшемся окне проверьте email, на который отправлять письмо.
      4. На появившейся новой странице необходимо заполнить следующие поля:

      • Шаблон E-mail – список шаблонов, который автоматически добавляет тему и текст сообщения.
      • Кому – текстовое поле, заполняемое автоматически основной почтой (первая в списке) при отправке из карточки кандидата
      • Тема – не обязательное текстовое поле
      • Сообщение – текстовое поле
      • Нажать «Отправить»

      Чтобы закрыть окно отправки E-mail - нажмите на крестик, затем "отказаться". Письмо в этом случае не сохранится.

      Назначение встречи
      1. Для назначения встречи необходимо нажать на кнопку «Встреча» в карточке кандидата или перевести кандидата на этап с действием «Назначение встречи» - «Интервью с руководителем (очное)» (если кандидату необходимо отправить письмо после создания встречи – необходимо активировать свитчер «Отправить E-mail после создания встречи и выбрать шаблон «Приглашение на встречу»)

      2. Затем заполнить все необходимые поля по встрече: тема (обязательное), место, вакансия, дата и время (обязательное)

      3. После выбрать участников встречи. Если указана вакансия – во встречу автоматически добавятся участники вакансии.
      Для того, чтобы участник встречи получил письмо о создании встречи должна быть указана почта на первой странице профиля пользователя.

      Шаблоны, настроенные для выбора:
      1. Назначение встречи

      Важно. На стенде настроен шаблон письма с переменными вида «$.....». Переменные вида «$.....» автоматически заполнятся при отправке письма кандидату.
      Ведение кандидата по этапам
      Перейти в карточку кандидата, выбрать нужную вакансию и нажать на стрелочку – развернутся этапы, выбрать необходимый.
      Если кандидат находится на любом этапе, не равном «Добавлен», то кандидата нельзя открепить от вакансии (кнопка «Открепить от вакансии» не активна.)
      Воронки подбора
      Шаблон этапов подбора «Рабочие»
      Шаблон этапов подбора «Специалисты, руководители»
      Настроенные процессы для этапов подбора
      Работа с фильтрами (список)
      1. В модуле «Вакансии», «Кандидаты» и «Заявке» можно установить фильтры. При нажатии на «Удалить все» фильтр обнулится. Выберите нужные элементы сортировки и фильтрации, по которым необходимо посмотреть Кандидатов, Вакансии или Заявки и нажмите «Показать результаты».
      2. В каждом модуле выбранные фильтры суммируются.
      Проверка анкета кандидата (анкета для трудоустройства)
      Чтобы открыть анкету кандидата необходимо выполнить следующие действия:

      1. На навигационной панели необходимо навести на кнопку «Еще» и затем на кнопку «Проверка кандидата». Далее выбрать «Документы для трудоустройства»
      2. Затем вам необходимо включить чек-боксы как показано на изображении ниже.
      3. После чего при помощи бокового меню нажать на кнопку «Доска»
      На самой доске будут отображаться карточки с анкетами. Как только кандидат заполнит анкету, она появится в колонке «Анкета отправлена» и суперрекрутеру (Артуру Васильеву) придет уведомление об этом с пометкой, что необходимо назначить ответственного по трудоустройству.

      Для просмотра и назначения ответственного по трудоустройству необходимо нажать на карточку анкеты, далее «Править» и в поле «Ответственный по трудоустройству» выбрать нужного человека. Ответственному придет уведомление о необходимости проверить новую анкету.

      Чтобы выгрузить анкету необходимо раскрыть нужную карточку на доске, а затем нажать на кнопку «Сохранить в PDF»
      При необходимости в нижней части окна можно выгрузить прикрепленные документы, нажав на кнопку «Скачать все» во вкладке Документы
      Для того чтобы оставить комментарий к карточке необходимо раскрыть карточку, прокрутить страницу вниз и в блоке Комментарии нажать «Создать»
      Настроенные процессы
      Проверка анкета кандидата (анкета СБ)
      На 12.09 на стенде нет настроенных требований от СБ.

      На навигационной панели необходимо навести на кнопку еще и затем на кнопку «Проверка кандидата». Далее выбрать «Проверка кандидата СБ»
      2. Затем вам необходимо включить все чек-боксы, как показано на изображении ниже.
      3. После чего при помощи бокового меню нажать на кнопку «Доска»
      На самой доске будут отображаться карточки с анкетами. Как только кандидат заполнит анкету она появится в колонке «Ожидает проверки» и рекрутеру придет уведомление об этом. Рекрутер должен выбрать ответственного проверяющего.

      Для просмотра и назначения ответственного необходимо нажать на карточку анкеты, далее «Править» и в поле «Проверяющий» выбрать нужного человека. Проверяющему придет уведомление о необходимости проверить новую анкету.

      Чтобы выгрузить анкету необходимо раскрыть нужную карточку на доске, а затем нажать на кнопку «Сохранить в PDF» .
      При необходимости в нижней части окна можно выгрузить прикрепленные документы, нажав на кнопку «Скачать все» во вкладке Документы
      Для того чтобы оставить комментарий к карточке необходимо раскрыть карточку, прокрутить страницу вниз и в блоке Комментарии нажать «Создать»
      Из статуса "На проверке" анкету можно перевести в статусы: "Согласовано", "На уточнении", "Отказ", "Отменено".
      Настроенные процессы