1. Открыть модуль «Заявки»
2. Нажать кнопку «Создать»
3. Заполнить поля

Форма создания заявки аналогична форме создания вакансии, то есть набор полей, их расположение и обязательность одинаковые.

• Шаблон – позволяет заполнить поля, для выбранной заявки, автоматически, в соответствии с выбранным шаблоном.

В блоке «Основная информация»:

• Наименование – обязательное поле, выбор из справочника. Так же доступно создание в текущем окне, для этого введите название и нажмите Добавить
• Стартовое число позиций – обязательное количественное поле
• Причина открытия вакансии – обязательное поле, выбор из справочника
• Бизнес Юнит – обязательное поле, выбор из справочника
• Направление/блок – выбор из справочника
• Проект – выбор из справочника
• Локация – обязательное поле, выбор из справочника
• Работа в офисе/Удаленно – чек-боксы
• При выборе «Работа в офисе» появляется поле «Адрес»
• Адрес – текстовое поле

В блоке «Опыт и оплата»:

• Грейд – обязательное поле, выбор из списка
• Опыт работы – от/до, количественное поле
• Оклад – от/до, количественное поле
• Бонусы – чек-бокс

При выборе «Бонусы» появляется поле «Процент/частота»

• Процент/частота – текстовое поле
• Ключевые навыки – обязательное поле, выбор из справочника до 3-х навыков, с возможностью дополнения элементов справочника
• Желательные навыки – выбор из справочника с возможностью дополнения элементов справочника
• Должностные требования – обязательное текстовое поле
• Обязанности и задачи – обязательное текстовое поле

В блоке «Участники»:

• Директор БЮ/Зам.директора БЮ – обязательное поле, выбор из справочника
• Линейный руководитель – обязательное поле, выбор из справочника
• Директор проекта/Руководитель проекта – обязательное поле, выбор из справочника
• Технические эксперты – выбор из справочника, множественный выбор
• Дополнительные менеджеры – выбор из справочника, множественный выбор
• Наблюдатели – выбор из справочника, множественный выбор
• Внешний заказчик – чек-бокс

При выборе «Внешний заказчик» появляется текстовое поле, где необходимо заполнить ФИО представителя от Внешнего заказчика

• Рекрутер – выбор из справочника
• Дополнительные рекрутеры - выбор из справочника, множественный выбор
• HR BP - выбор из справочника, множественный выбор
• Сотрудник C&B - выбор из справочника, множественный выбор
• Автор – поле заполняется автоматически текущим пользователем

Блок «Процесс подбора», скрытый для нанимающих менеджеров, содержит поля:

• Уровень сложности вакансии – обязательное поле, выбор из справочника
• Шаблоны этапов подбора – обязательное поле, выбор из справочника
• Ссылка на вакансию – текстовое поле
• Ссылка на тест – текстовое поле

Примечание: если ранее были заполнены поля в форме создания, но заявка не была создана, то при повторном открытии формы создания заявки отобразятся значения в ранее заполненных полях. Если данная информация в полях перестала быть актуальной, нажмите кнопку «Очистить заполненные поля», благодаря которой удалятся значения во всех полях, кроме:

• Стартовое число позиций
• Автор
• Рекрутер
• Уровень сложности вакансии
• Шаблон этапов подбора
• Ссылка на карьерную страницу
• Ссылка на тест

4. Нажать кнопку «Далее»

На основе внесенных в заявку данных системой будет сформирован план согласования.
План согласования – набор этапов согласования и сроков согласования для каждого этапа (Опционально), а также указание согласующих лиц внутри каждого этапа и порядок их согласования. План согласования формируется единожды в момент первой отправки заявки на согласование.

1.    Если в системе отсутствует подходящий для данной заявки план согласования, то автору заявки необходимо создать план согласования вручную.
2.    Если в системе существует преднастроенный заранее основной сценарий согласования, то при создании каждой новой заявки на подбор он будет применен для плана согласования.

При необходимости каждый план согласования для конкретной заявки можно изменить. Для этого нажмите на кнопку «Редактировать» внизу страницы.

Доступные действия в форме создания карточки заявки на втором шаге:

1. Кнопка «Отменить»: при нажатии на кнопку отобразится окно для подтверждения действия «Закрыть без сохранения изменений»?

• При клике на «Ок»: форма создания заявки будет закрыта без сохранения изменений, пользователю будет отображена форма просмотра списка модуля «Заявки».
• При клике на «Отмена»: пользователь продолжит находиться в форме создания заявки.

2. Кнопка «Назад к редактированию»: при нажатии на кнопку пользователь будет возвращен на первый шаг создания заявки.
3. Кнопка «Сохранить как черновик»: при нажатии на кнопку создастся заявка в статусе «Черновик», пользователю будет отображена форма просмотра созданной заявки.

В данном статусе система не рассчитывает срок согласования для каждого этапа и не производит проверку на заполнение всех участников согласования, так как заявка не уходит на согласование.

4. Кнопка «Отправить на согласование»: при нажатии на кнопку система проверяет заполнение обязательных полей, то есть согласующие лица и сроки согласования для каждого этапа (При включенном параметре «Указание срока у этапов»).

Если все обязательные поля заполнены, то создается заявка в статусе «На согласовании». Всем участникам согласования на первом этапе автоматически из системы отправляется письмо, уведомляющее о начале согласования (Шаблон письма можно изменить).

План согласования – набор этапов согласования и сроков согласования для каждого этапа (Опционально), а также указание согласующих лиц внутри каждого этапа и порядок их согласования. План согласования формируется единожды в момент первой отправки заявки на согласование.

Если в системе отсутствует подходящий для данной заявки план согласования, то автору заявки необходимо создать план согласования вручную.

В форме создания плана согласования доступны следующие действия:

1.    Ввести название этапа в поле «Название»

2. Указать срок согласования у каждого этапа. Для этого необходимо:

2.1 Включить параметр «Указание срока у этапов»

2.2 В поле «Срок в раб.дн.» указать количество рабочих дней, в течение которых согласующим лицам необходимо принять решение по согласованию заявки. В поле можно указать число от 0 (Если заявку необходимо согласовать сегодня, а начиная со следующего дня срок согласования будет считаться истекшим) до 999. При этом срок согласования должен быть заполнен у каждого этапа.

Система автоматически рассчитает дату окончания срока согласования для каждого этапа с учетом рабочего графика организации и дней-исключений из рабочего графика (То есть если заявка была отправлена на согласование 15.07.2022 в пятницу, указан срок согласования этапа 1 день, а 16.07.2022 и 17.07.2022 – выходные организации, то дата окончания срока согласования будет 18.07.2022)

Если в заявке несколько этапов согласования, то дата окончания срока согласования для каждого последующего этапа будет рассчитываться от даты окончания срока согласования предшествующего этапа и количество дней из поля «Срок в раб.дн».

Система отправит напоминание на почту согласующим лицам, не принявшим решение по заявке, за 1 календарный день до истечения срока согласования. Если дата окончания срока согласования 18.07.2022, то утром 17.07.2022 поступит напоминание о необходимости принять решение по согласования заявки.

На следующий день после наступления даты окончания срока согласования система подсветит истекший этап согласования красным цветом.

3. Выбрать порядок согласования: каждый из этапа или любой из этапа.

3.1 Каждый из этапа: выбор данного порядка согласования означает, что в рамках этого этапа согласования необходимо получить согласование от всех участников (При наличии двух и более согласующих лиц).

3.2 Любой из этапа: выбор данного порядка согласования означает, что в рамках этого этапа согласования достаточно получить согласование одного из участников, после чего заявка отправится на следующий этап согласования.

    Последовательное согласование. Для создания процесса согласования по очереди несколькими согласующими лицами необходимо:

1. Создать этап согласования
2. Выбрать согласующее лицо
3. Указать порядок согласования внутри этапа
4. Повторить пункты 1-3
5. Отправить на согласование

Таким образом пока заявка не согласована первым согласующим лицом (На первом этапе) согласующему лицу на втором этапе она не поступает.

Параллельное согласование. Всем пользователям в рамках одного этапа согласования одновременно поступят уведомления о начале согласования заявки на подбор. Для создания параллельного процесса согласования необходимо:

1. Создать этап согласования
2. Выбрать согласующие лица (По кнопке «Добавить согласующего»)
3. Указать порядок согласования (Выбрать значение «Каждый из этапа», если необходимо параллельное согласование всеми участниками; Выбрать значение «Любой из этапа», если достаточно согласования одного из участников)
4. Отправить на согласование


Таким образом при отправке заявки на согласование уведомления о начале согласования поступят всем участникам одновременно.

Комбинированное согласование. Используйте данный способ, если необходимо совместить последовательное и параллельное согласование. Например, двоим согласующим заявка поступает параллельно, а третьему согласующему только после того, как согласуют первые двое или один из них.

4. Выбрать согласующее лицо

Вариант 1. Сотрудник
           При выборе значения «Сотрудник» система отобразит всех пользователей в системе. Для оперативного нахождения сотрудника введите в поле его ФИО.

Вариант 2. Связанная запись
           При выборе значения «Связанная запись» система отобразит все заполненные поля из блока «Участники» (Первый шаг заявки).

При сохранении плана согласования система автоматически определит пользователя из выбранного поля.

5. Добавить согласующее лицо

Для добавления участника согласования нажмите на кнопку «Добавить согласующего» в форме создания этапа

6. Удалить согласующее лицо

Для удаления участника согласования нажмите на кнопку «Удалить согласующего». Данная кнопка доступна, если внутри одного этапа два или более участника

7. Добавить этап согласования

Для добавления этапа согласования нажмите на кнопку «Добавить этап»

8. Удалить этап согласования

Для удаления этапа согласования нажмите на кнопку «Удалить этап». Данная кнопка доступна, если в плане согласования два или более этапов согласования.

Если в системе существует преднастроенный заранее основной сценарий согласования, то при создании каждой новой заявки на подбор он будет применен для плана согласования.

При необходимости каждый план согласования для конкретной заявки можно изменить. Для этого нажмите на кнопку «Редактировать» внизу страницы.

Принять решение по согласованию заявки может только пользователь, указанный в плане согласования, при условии, что заявка находится в статусе «На согласовании» и наступил этап согласования, в котором указан пользователь.

Доступные действия для принятия решения по согласованию заявки:

1.     Согласовать.
При нажатии на кнопку «Согласовать» отобразится окно для подтверждения действия и ввода комментария (Поле необязательно для заполнения). Данный комментарий будет доступен для просмотра во вкладке «Комментарии» и во вкладке «История».

После подтверждения согласования в системе изменится статус у согласующего лица.

Автору заявки поступит уведомление на почту о принятии решения согласующим лицом.

Если заявка была согласована на всех этапах согласующими лицами, то система автоматически создаст на основе согласованной заявки вакансию в статусе по умолчанию. После чего начинается стандартный процесс подбора. Автор заявки также получит уведомление на почту о согласовании заявки.

На стенде существует возможность изменить шаблоны письма или отключить данные уведомления.

2. Отклонить.
При нажатии на кнопку «Отклонить» отобразится окно для подтверждения действия и ввода комментария (Поле обязательно для заполнения). Данный комментарий будет доступен для просмотра во вкладке «Комментарии» и во вкладке «История».

После подтверждения отклонения заявки в системе изменится статус у согласующего лица, а также статус заявки на «Отклонено».

Автору заявки поступит уведомление на почту о принятии решении согласующим лицом.

3. Перенаправить.
При нажатии на кнопку «Перенаправить» отобразится окно для выбора пользователя (Кому перенаправить) и ввода комментария (Поле необязательно для заполнения). Данный комментарий будет доступен для просмотра во вкладке «Комментарии» и во вкладке «История».

В поле «Согласующий» выберите пользователя системы, на кого необходимо перенаправить согласование заявки.

Пользователю, которому было направлено согласование на почту придет уведомление с текстом комментария о необходимости принять решение.

После подтверждения перенаправления заявки в системе изменится статус у согласующего лица, а также отобразится ФИО, на кого было перенаправление. Статус заявки останется прежним «На согласовании».

Автору заявки поступит уведомление на почту о принятии решении согласующим лицом (При необходимости данное уведомление можно отключить).

4. На доработку.
При нажатии на кнопку «На доработку» отобразится окно для подтверждения действия и ввода комментария (Поле обязательно для заполнения). Данный комментарий будет доступен для просмотра во вкладке «Комментарии» и во вкладке «История».

После подтверждения действия в системе изменится статус у согласующего лица. Статус заявки изменится на «На доработке».

Автору заявки поступит уведомление на почту о принятии решении согласующим лицом.

Доступные действия с заявкой (При наличии прав доступа в роли пользователя):

1. Править.

Кнопка «Править» доступна, если статус заявки «Черновик» или «На доработке».

1.1 Если заявка в статусе «Черновик», то у пользователя есть возможность внести изменения и в первый шаг создания заявки, и во второй шаг создания заявки (В план согласования).
1.2 Если заявка в статусе «На доработке», то у пользователя есть возможность внести изменения только в первый шаг создания заявки (То есть второй шаг создания заявки – план согласования – недоступен для редактирования)

Другими словами, план согласования формируется единожды в момент первой отправки заявки на согласование.

2. Отменить.
Кнопка «Отменить» доступна, если статус заявки «На согласовании» или «На доработке».

При нажатии на кнопку «Отменить» процесс согласования заявки будет прекращен. Статус заявки изменится на «Отменено». Возобновить работу с данной заявкой после отмены не будет возможности.

3. Дублировать.
Кнопка «Дублировать» доступна вне зависимости от статуса заявки.

Для создания дубли заявки необходимо:

1. Открыть форму просмотра заявки, которую необходимо дублировать
2. Перейти в «Действия»
3. Нажать «Дублировать»

В открывшейся форме создания заявки на первом шаге уже будут заполнены поля. Второй шаг создания заявки (План согласования) необходимо создать вручную.

4. Сохранить как шаблон.
Кнопка «Сохранить как шаблон» доступна вне зависимости от статуса заявки.

Для сохранения заявки как шаблон необходимо:

1. Открыть форму просмотра заявки, которую необходимо сохранить как шаблон
2. Перейти в «Действия»
3. Нажать «Сохранить как шаблон»

В открывшейся форме создания шаблона заявки уже будут заполнены поля. После сохранения шаблона он отобразится в поле «Шаблон» при создании заявки на первом шаге, а также при создании вакансии.

5. Удалить.
Кнопка «Удалить» доступна, если статус заявки «Черновик».

Шаги:

1. Перейти в модуль «Заявки»
2. Выбрать необходимую заявку из списка, чтобы перейти в карточку просмотра
3. Выбрать вкладку «Документы» и загрузить файл. Это можно осуществить двумя способами:

• Перетащить файл в выделенную область
• Нажать кнопку «Обзор» и выбрать файлы

Шаги:

1. Перейти в модуль «Заявки»
2. Выбрать необходимую заявку из списка, чтобы перейти в карточку просмотра
3. Выбрать вкладку «Комментарии»
4. Нажать кнопку «Добавить комментарий» и ввести текст
5. Затем нажать кнопку «Добавить»

Комментарий к заявке добавлен.

Чек-бокс «Только для рекрутеров» предполагает добавление комментария, который доступен для просмотра только пользователям с ролью «Рекрутер».

Рассмотреть заявку и принять по ней решение можно как с десктопной, так и с мобильной версии почтового клиента. Следует учитывать, что если вход в вашу систему доступен только под vpn, то действия с заявкой из почты также возможны только при подключении vpn, как на компьютере, так и в телефоне.

После отправки Заявки на согласование или при наступлении этапа согласования, на почту согласующего приходит автоматическое письмо с кнопками действий «Согласовать», «На доработку» и «Отклонить»:

Доступные действия с заявкой из письма:
1. Согласовать

При согласовании заявки из письма пользователь не видит поля для ввода необязательного комментария, в отличии от согласования через систему.
После нажатия на кнопку «Согласовать» происходит редирект на страницу с уведомлением об успешном согласовании:

Дальнейшее поведение системы полностью совпадает с сценарием согласования из TalentForce и описано в разделе «Принятие решения по согласованию заявки через систему TalentForce» п. 1 Согласование.

2. Отправить на доработку

При нажатии на кнопку «На доработку» пользователь редиректится на страницу с формой ввода обязательного комментария и кнопками действия «Отправить на доработку» или «Отмена».

Введенный комментарий будет доступен для просмотра во вкладке «Комментарии» и во вкладке «История».

После нажатия на «Отправить на доработку» на странице появится уведомление об успешной отправке:

Дальнейшее поведение системы полностью совпадает с сценарием согласования из TalentForce и описано в разделе «Принятие решения по согласованию заявки через систему TalentForce» п. 4 На доработку.

3. Отклонить

При нажатии на кнопку «Отклонить» пользователь редиректится на страницу с формой ввода обязательного комментария и кнопками действия «Отклонить» или «Отмена».

Заполненный комментарий будет доступен для просмотра во вкладке «Комментарии» и во вкладке «История».

При нажатии на кнопку «Отклонить» пользователь получит уведомление об отклонении заявки:

Дальнейшее поведение системы полностью совпадает с сценарием согласования из TalentForce и описано в разделе «Принятие решения по согласованию заявки через систему TalentForce» п. 2 Отклонить.

В сценарии согласования может быть проставлено правило, в рамках которого на одном этапе требуется согласование хотя бы одного из участников (подробнее об этом описано в разделе «Создание плана согласования») и это согласование было получено или заявка была отменена, то при нажатии на кнопки «Согласовать», «Отклонить» или «На доработку» будет редирект на информационное сообщение о неактуальности данного действия:

Принять решение по заявке может только получатель письма. Если письмо было переадресовано, то получатель при нажатии на кнопки «Согласовать», «На доработку» или «Отклонить» увидит сообщение об ошибке:

Вы можете скорректировать текст письма через шаблоны писем (Инструменты > Справочники > Шаблоны писем для отправки), но следует учитывать, что реакция на кнопки зашита в систему.

Отредактировать можно 2 шаблона писем: первое уведомление и напоминание.

Выяснить названия шаблонов можно через Администрирование > раздел «Согласование» > Шаблоны e-mail уведомлений при согласовании или в общем списке раздела «Шаблоны писем для отправки».