Создание встречи

Получить демодоступ

Cистема управления рекрутментом и развитием персонала

Демо-доступ

Инструкция к системе TalentForce

Кандидаты

Содержание

Инструкции для пользователя

Вернуться на главную

Назначение встречи

В текущий момент назначение встреч реализовано через Microsoft Exchange Server и актуально только для интеграции с календарями Outlook.

Настройки подключения функции назначения встреч

Для администратора стенда

Проверьте, чтобы в блоке Администрирование были указаны настройки Outlook:
Администрирование → Внешние сервисы → раздел «Настройка Outlook».
Указать Outlook Server host (как правило это «mail.домен», например mail.t1-consulting.ru).

Настройка Outlook

Настройки подключения функции назначения встреч

Для пользователя

a. Укажите свою корпоративную почту в настройках профиля пользователя в TalentForce.
Перейдите в раздел «Профиль»:

Переход в профиль

b. На вкладке «Профиль пользователя» внизу страницы укажите свою корпоративную почту:

Указание почты

c. На вкладке «Мессенджеры» заполните данные в разделе Outlook. Логин и пароль нужно указать от вашей учетной записи от почты (как правило, это название почты до @ и пароль от входа в систему на рабочем компьютере)

Авторизация в Outlook

Обращаем ваше внимание!
У каждой компании свои требования от службы безопасности к «открытости» настроек корпоративной почты. Если вы настроили всё по инструкции, но при назначении встреч у вас возникают ошибки или не отображаются календари – обратитесь в службу поддержки через вкладку «Техподдержка» в профиле.

Как открыть свой календарь для других пользователей?

Отметьте два поля настройках Outlook.
Зайдите в Outlook → вкладка Файл → Параметры → раздел Календарь → Параметры доступности

Параметры календаря

Выберите вкладку «Разрешения» → раздел «Чтение» → проставьте значение «полностью», а в разделе «Другие» «Просмотр папки»

Свойства папки "Календарь"

Создание встречи

1. Найдите кандидата, с которым нужно назначить встречу.
2. Перейдите в карточку кандидата.
3. Нажмите на кнопку «Встреча»:

Кнопка "Встреча"

4. В открывшемся окне заполните необходимые поля. Обращаем внимание, что поле «Тема» обязательно для заполнения.

Создание встречи

При выборе вакансии мы автоматически отобразим календари пользователей, которые были перечислены в блоке «Участники» в описании вакансии. Вы можете удалить пользователей нажав на иконку Х или добавить через строку поиска.

Нажмите «Сохранить», чтобы встреча сохранилась в системе и отобразилась в карточке кандидата.

Сохраненная встреча отобразится в карточке кандидата под кнопками действий:

Отображение встречи в карточке кандидата

А также в вашем календаре Outlook:

Отображение встречи в календаре Outlook

Важные моменты

Перенести встречу можно как через Outlook, так и через TalentForce. Чтобы перенести встречу – внесите изменения в описания встречи в TalentForce.

Отменить встречу можно как через Outlook, так и через TalentForce. Чтобы встреча отменилась – удалите ее из списка нажав на иконку корзины, она автоматически удалится из календаря в Outlook.

Ответы на встречу (принять / отклонить / предложить новое время и т.д.) будут приходить в почту Outlook. В системе эта информация не отображается.

Напоминания о встрече отправляет Outlook, в TalentForce уведомления транслироваться не будут.

Если время встречи будет скорректировано через календарь Outlook, в TalentForce время старта встречи также изменится. Синхронизация происходит в течение 10 минут.

Кандидат не получит уведомление о назначенной встречи

Редактирование встречи

Чтобы отредактировать встречу нажмите на эту встречу в любом месте, кроме иконки корзины.

Переход к редактированию встречи

Вам откроется окно редактирования.

Редактирования встречи

Во встрече можно изменить содержание полей:

Тема
Место встречи
Описание
Дата
Время
Участники (добавить или удалить)

Все изменения во встрече будут переданы в календарь Outlook после нажатия на кнопку «Сохранить».

Удаление встречи

Нажмите на иконку корзины, чтобы удалить встречу.
После удаления встреча также будет удалена у всех участников из календаря в Outlook.

Примечание: Удалить встречу из системы может только создатель встречи