Инструкция к системе TalentForce

Кандидаты
Назначение встречи
В текущий момент назначение встреч реализовано через Microsoft Exchange Server и актуально только для интеграции с календарями Outlook.
Создание встречи
1. Найдите кандидата, с которым нужно назначить встречу.
2. Перейдите в карточку кандидата.
3. Нажмите на кнопку «Встреча»:
Кнопка "Встреча"
4. В открывшемся окне заполните необходимые поля. Обращаем внимание, что поле «Тема» обязательно для заполнения.
Создание встречи 
При выборе вакансии мы автоматически отобразим календари пользователей, которые были перечислены в блоке «Участники» в описании вакансии. Вы можете удалить пользователей нажав на иконку Х или добавить через строку поиска.

Нажмите «Сохранить», чтобы встреча сохранилась в системе и отобразилась в карточке кандидата.

Событие будет сохранено в выбранный календарь.
Например, если при создании встречи выбрать календарь TF (при этом календарь Outlook также подключен), то встреча отобразится только в календаре TF.

Сохраненная встреча отобразится в карточке кандидата под кнопками действий:
Отображение встречи в карточке кандидата 
А также в вашем календаре Outlook:
Отображение встречи в календаре Outlook
Важные моменты
Перенести встречу можно как через Outlook, так и через TalentForce. Чтобы перенести встречу — внесите изменения в описания встречи в TalentForce.
Отменить встречу можно как через Outlook, так и через TalentForce. Чтобы встреча отменилась — удалите ее из списка нажав на иконку корзины, она автоматически удалится из календаря в Outlook.
Ответы на встречу (принять / отклонить / предложить новое время и т. д.) будут приходить в почту Outlook. В системе эта информация не отображается.
Напоминания о встрече отправляет Outlook, в TalentForce уведомления транслироваться не будут.
Если время встречи будет скорректировано через календарь Outlook, в TalentForce время старта встречи также изменится. Синхронизация происходит в течение 10 минут.
Кандидат не получит уведомление о назначенной встречи
Редактирование встречи
Чтобы отредактировать встречу нажмите на эту встречу в любом месте, кроме иконки корзины.
Переход к редактированию встречи
Вам откроется окно редактирования.
Редактирования встречи
Во встрече можно изменить содержание полей:
  • Тема
  • Место встречи
  • Описание
  • Дата
  • Время
  • Участники (добавить или удалить)
Все изменения во встрече будут переданы в календарь Outlook после нажатия на кнопку «Сохранить».
Удаление встречи
1. Нажмите на иконку корзины -> Появится окно подтверждения удаления встречи
Удаление встречи
2. При отметке чек-бокса «Отправить письмо кандидату» откроется окно, в котором можно сформировать и отправить письмо кандидату.

Письмо об отмене встречи

Окно включает в себя следующие поля:
- От (автор встречи)
- Шаблон (можно выбрать существующий шаблон письма)
- Кому (получатель)
- Копия, Скрытая копия (дополнительные получатели). Поля можно скрыть, нажав на переключатель «От кого, копии»
- Тема
- Тело письма. Есть возможность форматировать текст, а также вложить документы.

3. Нажмите «Удалить». Встреча будет удалена, сформированное письмо ­– отправлено кандидату и остальным получателям, если они есть.

Пример полученного письма

Отображение в Истории
Все действия, произведенные над встречей, отображаются во вкладке «История»: создание, изменение (дата/время/тема), удаление встречи.

Отображение в Истории