Если вы планируете создать встречу внутри системы TalentForce, то вам не нужны дополнительные настройки.


Если вы планируете создать встречу в Outlook и отправить данную встречу участникам, то вам необходимо предварительно подключить календарь. Для этого перейдите в настройки профиля > вкладка «Календарь» > заполнить поля «Логин», «Пароль» и «Сервер» > нажмите кнопку «Сохранить».

Логин – ваша почта до символа @
Пароль – ваш пароль от почты
Сервер – как правило это mail.[то, что указано в вашей рабочей почте после @].
Эти данные вы можете уточнить у вашего системного администратора.

1. Найдите кандидата, с которым нужно назначить встречу.
2. Перейдите в карточку кандидата.
3. Нажмите на кнопку «Встреча»:

4. В открывшемся окне заполните необходимые поля:

• тема (Обязательное поле);
• место встречи: укажите адрес офиса или ссылку для подключения к звонку;
• вакансия: выберите вакансию из списка, после чего все участники данной вакансии автоматически потянутся в блок «Участники»;
• кандидат: автоматически заполнено и недоступно для редактирования. Встреча не будет ему отправлена (Для этого необходимо отправить Email после создания встречи).
• описание встречи (Необязательное поле): впишите дополнительную информацию по вашей встрече или оставьте это поле пустым. В поле описания есть форматирование текста – выделите текст и выберите инструмент форматирования из списка;
• календарь (Выбор из подключенных календарей; событие будет сохранено в выбранный календарь);

Например, если при создании встречи выбрать календарь TF (При этом календарь Outlook также подключен), то встреча отобразится только в календаре TF.

• дата: по умолчанию при создании встречи система подставляет сегодняшнее число. Дату можно набрать с клавиатуры или выбрать через календарь;

• участники встречи: при выборе вакансии автоматически отображаются календари пользователей, которые перечислены в блоке «Участники» в описании вакансии. Добавить участников во встречу можно через строку поиска, удалить – с помощью иконки Х.

Для прикрепления документов ко встрече активируйте свитчер «Вложить документ или резюме»

• Для прикрепления резюме ко встрече выберите шаблон резюме из справочника. При создании встречи сформируется файл резюме кандидата согласно выбранному шаблону в формате PDF. Данный файл будет прикреплен ко встрече как вложение.
• Для прикрепления документа ко встрече переместите его с устройства в область справа или нажмите на кнопку «Обзор» для выбора файла с вашего устройства. Вы можете прикрепить одновременно несколько файлов разного формата. Размер каждого файла не должен превышать 20 мб.

В момент создания встречи можно направить отдельное письмо кандидату или другому человеку. Для этого активируйте свитчер «Отправить Email после создания встречи». Для данной функции у вас должна быть подключена исходящая почта в профиле.

После активации отобразится стандартное окно создания письма. Письмо будет отправлено в момент сохранения встречи, независимо от выбранного календаря. Например, если встреча была создана в календаре TF, то она будет отображена только в календаре TF (Участникам дополнительно на почту не будет отправлено письмо), но письмо кандидату при этом отправится с вашей личной исходящей почты.

Нажмите «Сохранить», чтобы встреча сохранилась в системе и отобразилась в карточке кандидата, а также в календаре.

Сохраненная встреча отобразится в карточке кандидата под кнопками действий:

А также в вашем календаре Outlook:

1.    Нажмите на встречу в любом месте, кроме иконки корзины -> откроется окно с данными по встрече.

2. Нажмите «Редактировать встречу» -> откроется форма редактирования встречи, аналогичная форме создания.
3. Внесите изменения, нажмите «Сохранить» -> данные во встрече обновятся

Во время редактирования встречи доступны для изменения следующие поля:

• Тема
• Место встречи
• Описание встречи
• Дата
• Время
• Участники
• Вложенные документы (В том числе и резюме)

Недоступны для изменения следующие поля:

• Вакансия
• Кандидат
• Календарь

Если был выбран календарь Outlook, то все изменения отправятся участникам встречи на их почту.
Если был выбран календарь TF, то все изменения обновятся в календаре TF.

Вариант 1. Для удаления встречи выполните следующие шаги:
1. Нажмите на встречу в любом месте, кроме иконки корзины -> откроется окно с данными по встрече.

2. Нажмите «Отменить встречу».
3. Календарь обновится, встреча будет удалена.
Если был выбран календарь Outlook, то отмена встречи отправится участникам на их почту.
Если был выбран календарь TF, то встреча удалится из календаря TF без дополнительного уведомления участников.

Вариант 2. Для удаления встречи выполните следующие шаги:
1. Нажмите на иконку корзины, чтобы удалить встречу.

2. Система предложит подтвердить ваше действие с возможностью автоматически отправить уведомление кандидату

2.1 Проставьте галку «Отправить письмо кандидату», если необходимо уведомить кандидата об отмене данной встречи. После чего откроется стандартная форма создания письма с предзаполенным адресом почты кандидата из его карточки.

Для использования данной функции у вас должна быть подключена исходящая почта.

3. Нажмите «Удалить».
4. После удаления встреча также будет удалена из карточки кандидата.

Если был выбран календарь Outlook, то удаление встречи отправится участникам на их почту.
Если был выбран календарь TF, то встреча удалится из календаря TF без дополнительного уведомления участников.

Все действия, произведенные над встречей, отображаются во вкладке «История»: создание, изменение (дата/время/тема), удаление встречи.