Инструкция администратора системы TalentForce
Инструменты
Справочники
Вакансии
pdf-шаблоны для отправки
Шаблоны писем для отправки
Остальные справочники содержащие в себе название и/ или описание создаются/редактируются/удаляются аналогично описанным.

Чтобы удалить значение в справочник — ни в одном модуле не должно использоваться значение этого справочника
Локации
Создание Локации
В меню пользователя выбрать «Инструменты», далее справочники, выбрать «Локации»
Навести курсор на модуль «Локации» и в выпадающем списке нажать «Создать локации»
Заполнить обязательное поле «Название»
Нажать «Сохранить», отобразилась карточка просмотра локации.
Редактирование Локации
Выбрать Локацию из списка
Нажать «Действия», в выпадающем списке выбрать «Править»
Редактировать значения
Нажать «Сохранить»
Удаление Локации

Вариант № 1 — удаление через карточку просмотра Локации
Выбрать Локацию из списка
Нажать «Действия», в выпадающем списке выбрать «Удалить»
Подтвердить действие

Вариант № 2 — удаление через список Локаций
Выбрать Локации, которые нужно удалить. Кликнуть на раскрывающийся список «Массовые действие» и выбрать «Удалить». Подтвердить действие
Навыки
Создание Навыка
В меню пользователя выбрать «Инструменты», далее справочники, выбрать «Навыки»
Навести курсор на модуль «Навыки» и в выпадающем списке нажать «Создать навыки»
Заполнить следующие поля:
  • Название — обязательное поле
  • Описание — текстовое поле
  • Источник — оставить значение «manual»
  • Ответственый(ая) — автоматически заполняется пользователем, который создал навык
Нажать «Сохранить», отобразилась карточка просмотра навыка.
Редактирование Навыка
Выбрать Навык из списка
Нажать «Действия», в выпадающем списке выбрать «Править»
Редактировать значения
Нажать «Сохранить»
Удаление Навыка

Вариант № 1 — удаление через карточку просмотра Навыка
Выбрать Навык из списка
Нажать «Действия», в выпадающем списке выбрать «Удалить»
Подтвердить действие

Вариант № 2 — удаление через список Навыков
Выбрать Навыки, которые нужно удалить. Кликнуть на раскрывающийся список «Массовые действие» и выбрать «Удалить». Подтвердить действие
Наименования вакансии
Создание наименования вакансий
В меню пользователя выбрать «Инструменты», далее справочники, нажать «Наименования вакансий»
Выбрать «Создать Наименования вакансий»
Заполнить обязательное поле: «Название» и нажать «Сохранить». Открылась карточка просмотра наименования вакансии.
Редактирование Наименования вакансий
Выбрать наименование вакансий и нажать «Править»
Редактировать значение и нажать «Сохранить»
Удаление Наименования вакансий

Вариант № 1 — удаление в карточке наименование вакансии
Выбрать наименование вакансии. Перейдя в карточку наименования вакансии, нажать «Удалить»

Вариант № 2 — удаление из списка наименование вакансии
Выбрать наименование вакансии, которое нужно удалить. Кликнуть на раскрывающийся список «Массовые действия» и нажать «Удалить». Подтвердить удаление.
Бизнес Юнит
Принцип работы с другими справочниками аналогичен
Создание Бизнес Юнита
В меню пользователя выбрать «Инструменты», далее справочники, нажать «Бизнес Юниты»
Нажать «Создать Бизнес Юниты»
Заполнить обязательное поле — «Наименование», нажать «Сохранить»
Редактирование Бизнес Юнита
Нажать кнопку «Править» для выбранного Бизнес Юнита из списка
Редактировать значение, нажать «Сохранить»
Удаление Бизнес Юнита

Вариант № 1 — удаление в карточке Бинес Юнит
Выбрать карточку Бизнес Юнита и нажать «Удалить»

Вариант № 2 — удаление из списка Бизнес Юнита
Выбрать Бизнес Юнит, который нужно удалить. Кликнуть на раскрывающийся список «Массовые действия» и нажать «Удалить». Подтвердить удаление
Статусы вакансий
Создание Статуса вакансий
В меню пользователя выбрать «Инструменты», далее справочники, выбрать «Статусы вакансий»
Навести курсор на модуль «Статусы вакансий» и в выпадающем списке нажать «Создать статусы вакансий»
Заполнить следующие поля:
  • Наименование — обязательное поле
  • Активен — чек-бокс
Нажать «Сохранить», отобразилась карточка просмотра статуса вакансий.
Редактирование Статуса вакансий
Выбрать Статус вакансий из списка
Нажать «Действия», в выпадающем списке выбрать «Править»
Редактировать значения
Нажать «Сохранить»
Удаление Статуса вакансий

Вариант № 1 — удаление через карточку просмотра Статуса вакансий
Выбрать Статус вакансий из списка
Нажать «Действия», в выпадающем списке выбрать «Удалить»
Подтвердить действие

Вариант № 2 — удаление через список Статусов вакансий
Выбрать Статусы вакансий, которые нужно удалить. Кликнуть на раскрывающийся список «Массовые действие» и выбрать «Удалить». Подтвердить действие.
Этапы подбора
Создание Этапа подбора

В меню пользователя выбрать «Инструменты», далее справочники, выбрать «Этапы подбора»
Нажать «Создать Этапы подбора». Заполнить следующие поля:
  • Этап подбора — наименование этапа, обязательное поле
  • Активность — чек-бокс
  • Обязательный этап — если выбран «Необязательный», то поля «Упорядочивание этапа», «Номер позиции» — незаполняемые, а если «Обязательный», то открыты для заполнения
  • Упорядочивание этапа (Сверху — если данный этап необхоимо расположить до необязательных этапов в начале шаблона, снизу — если данный этап необходимо расположить в конце шаблона)
  • Номер позиции — числовое поле, которое помогает верно установить порядок расположения обязательных этапов
  • Отображение окна для ввода данных — чек-бокс, при переходе на этап появляется форма для заполнения данных, которые отправляются в различные службы/подразделения компании
  • Отображение окна для формирование оффера — чек-бокс, если он активен, то при переходе на этап появится окно «Формирование оффера». Данный параметр используется для этапа «Оффер».
  • Проверять наличие email у кандидата — чек-бокс, если он активен, то при переходе на этап система будет проверять наличие email в карточке кандидата. Данный параметр используется для этапа «Служба безопасности» для возможности отправки кандидату логина для входа в личный кабинет кандидата.
  • Отображать custom popup — чек-бокс. Данный параметр используется для этапа «Служба безопасности». При переводе на этап отображается окно для указания доп. информации о кандидате службе безопасности.

Нажать «Сохранить», отобразилась карточка просмотра Этапа подбора

*Обязательный этап — нужно для построения этапов подбора. Этапы подбора с значением поля «Обязательный» в шаблоне этапов подбора нередактируемы и имеют фиксированный порядок, который определяется полями «Упорядочивание этапа» и «Номер позиции»

**Упорядочивание этапа:
Сверху — до необязательных этапов
Снизу — после необязательных этапов
Устанавливает порядок расположения обязательных этапов подбора в соответствии с выбранным значением в поле «Упорядочивание этапа».
Редактирование Этапа подбора
Выбрать Этап подбора из списка
Нажать «Действия», в выпадающем списке выбрать «Править»
Редактировать значения
Нажать «Сохранить»
Удаление Этапа подбора
Выбрать Этап подбора из списка
Нажать «Действия», в выпадающем списке выбрать «Удалить»
Подтвердить действие

Примечание: если этап обязательный, то удалить его не получится. Также если этап необязательный, но используется в шаблоне этапов подбора, с использованием которого была создана вакансия, то удалить этап подбора также невозможно.
Шаблоны этапов подбора
Создание Шаблона этапов подбора

1. Создание Шаблона
В меню пользователя нажать «Инструменты» и выбрать справочники «Шаблоны этапов подбора». Нажать кнопку «Создать Шаблоны этапов подбора»

Заполнить следующие поля:
  • Наименование — обязательное поле
  • Основной шаблон — чек-бокс
  • Общий доступ — чек-бокс
  • Неиспользуемые этапы — необязательные этапы можно перемещать и менять местами, зажимая левую кнопку мыши и перемещением с помощью мыши
  • Используемые этапы — обязательные этапы, не доступны для смены порядка или переноса в неиспользуемые этапы
Нажать «Сохранить», отобразилась карточка просмотра Шаблона этапов подбора. После заполнения поля «Наименование» и нажатия кнопки «Сохранить», сохраняется шаблон этапов подбора с тем порядком и этапами, которые находятся в колонке «Используемые этапы» на момент сохранения.

2. Редактирование шаблона
Выбрать Шаблон этапов подбора из списка и нажать кнопку «Править». Редактировать значения. Нажать «Сохранить»

3. Использование шаблона
При создании вакансии в блоке «Процесс подбора» в обязательном для заполнения поле «Шаблоны этапов подбора» необходимо выбрать один из ранее созданных шаблонов, который будет использоваться при работе с данной вакансией.

4. Смена шаблона этапов подбора в вакансии
Шаблон этапов подбора указывается при создании вакансии. Сменить выбранный при создании вакансии шаблон на другой можно только в том случае, если к данной вакансии не прикреплен ни один кандидат.

Пользователь может изменить количество и порядок этапов в шаблоне, даже если данный шаблон уже используется в созданных ранее вакансиях.

Примечание: обновления в отображении шаблонов этапа подбора произойдут после 10 минут с момента сохранения изменений в настройках шаблона.

5. Удаление Шаблона этапов подбора

Выбрать Шаблоны этапов подбора, которые нужно удалить. Кликнуть на раскрывающийся список «Массовые действие» и выбрать «Удалить». Подтвердить действие.

Примечание: удалить можно только тот шаблон этапов подбора, который еще не использовался при создании вакансии.

Пример удаления этапа в шаблоне:
1. Создана вакансия с упрощенным шаблоном этапов подбора со следующим порядком расположения этапов:
  • Добавлен
  • Телефонное интервью
  • Резюме у заказчика
  • Тестовое задание
  • Назначено интервью с внут. заказчиком
  • Проведено интервью с внут. заказчиком
  • Оффер
  • Подготовка к выходу
  • Принят
  • Отказ
2. К данной вакансии подобраны кандидаты.
3. Кандидаты переведены на разные этапы.
4. Изменен упрощенный шаблон этапов подбора: в шаблоне удален этап, например, «Тестовое задание».

В таком случае произойдут следующие изменения:
1. Если кандидат, прикрепленный к данной вакансии, находится на этапе, который расположен до удаленного этапа (На этапе «Добавлен», «Телефонное интервью» или «Резюме у заказчика»), то в его карточке отобразится измененный шаблон (Без этапа «Тестовое задание»).

2. Если кандидат, прикрепленный к данной вакансии, находится на удаленном этапе или любом последующем за ним, то в его картчоке отобразится упрощенный шаблон до изменений (С этапом «Тестовое задание»).

3. Если кандидат подобран на вакансию и находится на этапе «Добавлен» после изменения шаблона, то в его карточке будет отображен измененный упрощенный шаблон этапов подбора (Без этапа «Тестовое задание»).

4. Если на удаленном этапе прикреплены кандидаты, то в карточке вакансии отображение шаблона этапов подбора останется прежним (С этапом «Тестовое задание»)

5. Если на удаленном этапе не прикреплен ни один кандидат, то в карточке вакансии отображение шаблона этапов подбора изменится (Без этапа «Тестовое задание»)

Пример изменения порядка этапов в шаблоне:
1. Создана вакансия с упрощенным шаблоном этапов подбора со следующим порядком расположения этапов:
  • Добавлен
  • Телефонное интервью
  • Тестовое задание
  • Резюме у заказчика
  • Назначено интервью с внут. заказчиком
  • Проведено интервью с внут. заказчиком
  • Оффер
  • Подготовка к выходу
  • Принят
  • Отказ

2. К данной вакансии подобраны кандидаты.
3. Кандидаты переведены на разные этапы.
4. Изменен порядок этапов в шаблоне: например, «Тестовое задание» вместо третьего этапа становится четвертым по счету:
  • Добавлен
  • Телефонное интервью
  • Резюме у заказчика
  • Тестовое задание
  • Назначено интервью с внут. заказчиком
  • Проведено интервью с внут. заказчиком
  • Подготовка к выходу
  • Принят
  • Отказ

В таком случае произойдут следующие изменения:
1. Если кандидат, прикрепленный к данной вакансии, находится на этапе, который расположен перед перенесенным этапом (На этапе «Добавлен» или «Телефонное интервью»), то в его карточке отобразится измененный шаблон (Этап «Тестовое задание» будет четвертым по счету)
2. Если кандидат, прикрепленный к данной вакансии, находится на этапе, который перенесен или на любом последующем, то в его карточке отобразится упрощенный шаблон этапов подбора до изменений (Этапа «Тестовое задание» будет третьим по счету).
3. Если кандидат подобран на вакансию и находится на этапе «Добавлен» после изменения шаблона, то в его карточке будет отображен измененный упрощенный шаблон этапов подбора (Этап «Тестовое заданеи» четвертым по счету).
4. В карточке вакансии отображение шаблона этапов подбора останется прежним (Этап «Тестовое задание» третьим по счету).
Шаблоны PDF для выгрузки
Данный модуль позволяет создавать шаблоны документов. В дальнейшем на основе этих шаблонов могут быть созданы документы в формате PDF.
Создание PDF-шаблона
1. В меню пользователя выбрать «Инструменты», далее справочники, выбрать «Шаблоны PDF для выгрузки»
2. В верхнем левом углу навести курсор на «Шаблоны PDF для выгрузки» и нажать «Создать PDF-шаблон»
3. В форме создания заполните следующие поля:
  • PDF-шаблон — обязательное поле, необхожимо указать название создаваемого шаблон
  • Ответственный (ая) — необходимо выбрать имя ответственного за данный шаблон, по умолчанию предзаполнено ФИО пользователя, создавшего данный шаблон)
  • Тип — обязательное поле, справочник (Выберите тип документа, который будет создаваться на основе данного шаблона)
  • Активен — чек-бокс (Опция, определяющая, будет ли текущий шаблон предлагаться в перечне шаблонов при создании документа)
  • Размер страницы — справочник (По умолчанию размер А4)
  • Ориентация страницы — справочник (По умолчанию книжная ориентация)
  • Вставка поля — данная опция позволяет добавить в шаблон необходимую переменную, которая впоследствии (В процессе создания документа на основе данного шаблона) будет заменена необходимыми данными из TalentForce.

Для вставки переменной:
В левом комбобоксе выберите модуль, из которого необходимо получить информацию В правом комбобоксе выберите название поля выбранного модуля, после чего в нижнем поле появится название необходимой переменной, соответствующй выбранному полю В тексте шаблона укажите место, куда необходимо добавить выбранную переменную и нажмите на кнопку «Вставить» Если в шаблон необходимо добавить данные в виде отдельных строк, например, перечисление позиций, то такие данные возможно оформить в табличном виде.

  • Создание колонтитулов

В нижней части формы редактирование шаблона расположены два поля, позволяющие настроить верхний и нижний колонтитулы для текущего шаблона.

В колонтитулах могут быть использованы специальные переменные:
  • {PAGENO}, отображающая номер текущей страницы
  • {DATE d.m.Y}, отображающая текущую дату в необходимом формате
  • Настройка параметров страниц

Под колонтитулами расположено несколько полей, позволяющих настроить такие параметры страниц как размеры отступов от краев страницы и размеры полей колонтитулов.
Редактирование PDF-шаблона

Вариант № 1 — Выбрать наименование PDF-шаблона и нажать «Править» (карандаш слева от названия)

Вариант № 2 — Перейти в форму просмотра карточки PDF-шаблона и нажать «Править». Редактировать значение и нажать «Сохранить»
Удаление PDF-шаблона

Вариант № 1 — удаление в карточке PDF-шаблона
Выбрать PDF-шаблон. Перейдя в карточку шаблона, нажать «Удалить»

Вариант № 2 — удаление из списка PDF-шаблонов
Выбрать наименование шаблона, которое нужно удалить. Кликнуть на раскрывающийся список «Массовые действия» и нажать «Удалить». Подтвердить удаление.
Шаблоны писем для отправки
Создание шаблона электронной почты

В меню пользователя выбрать «Инструменты», далее справочники, скролл вниз и выбрать «Шаблоны эл. почты»

Нажать «Создать шаблон E-mail»

Заполнить следующие поля:
  • Название — обязательное текстовое поле
  • Тип — тип сообщения, выбор из справочника
  • Описание — текстовое поле
  • Вставить переменную — выбор уникальной переменной из модуля
При нажатии кнопки «Вставить», появляется чек-бокс «Отправить только текст»

  • Тема — тестовое поле, создание темы сообщения
  • Ширина страницы — ширина в пикселях
  • Сообщение — выбор вида шаблона сообщения. Есть возможность прикрепления переменной, выбранной раннее и изменения тела сообщения.
  • Вложения — прикрепление файла к созданному сообщению

Нажать «Сохранить»