Инструкция пользователя системы TalentForce
Страница для записи кандидата на интервью
в личном кабинете кандидата
Описание функционала
Чтобы рекрутеры могли согласовать с кандидатом время проведения интервью, в TalentForce доступен функционал отправки анкеты для записи на интервью, её заполнения кандидатами, сохранения результатов заполнения и отправка их рекрутерам, а также возможность создать встречу в календаре Системы при переходе по ссылке из письма.
Условия отправки письма кандидату со ссылкой на страницу
1. Создана вакансия, выбрана категория вакансии, заполнено поле «Рекрутер»
2. У кандидата указан e-mail в средствах связи
3. Рекрутер является участником вакансии (пользователь указан в поле «рекрутер»), на которую рассматривается кандидат
4. Кандидат прикреплен к вакансии, находится на этапе до этапа «Запись на интервью»
5. Созданы шаблоны писем для отправки: для кандидата и для рекрутера
6. Активны процессы для отправки писем, заполнения комментария в карточке кандидата
7. У рекрутера указана почта в профиле пользователя
8. У рекрутера настроены параметры исходящей почты в профиле Системы
9. У рекрутера настроены параметры календаря в профиле Системы
10. В Системе, в настройках администрирования, настроены параметры исходящей почты
Примечания/Ограничения
Ограничения:
  1. Включать/отключать/изменять процессы - только через обращение в тех. поддержку
  2. Изменять шаблоны писем возможно только через обращение в тех. поддержку
  3. Изменять конфигурацию ЛКК возможно только через обращение в тех. поддержку
  4. Наличие e-mail в средствах связи кандидата - обязательно. Если в карточке кандидата не указана почта - письмо не отправится, кандидат не переведётся на этап «запись на интервью», пользователь получит нотификацию о невозможности совершения действия
  5. Кандидат на этапе подбора «Запись на интервью» должен находиться только по одной вакансии. Если кандидата нужно записать на интервью по другой вакансии, то сначала нужно перевести кандидата на другой этап, отличный от «Запись на интервью» по первой вакансии
  6. Рекрутер должен являться рекрутером, указанным в соответствующем поле вакансии
Примечания:
  1. Кандидат на этапе подбора «Запись на интервью» должен находиться только по одной вакансии. Если кандидата нужно записать на интервью по другой вакансии, то сначала нужно перевести кандидата на другой этап, отличный от «Запись на интервью» по первой вакансии
  2. В карточке кандидата комментарий оставляет системная учётная запись «Кандидат», не привязанная к конкретному кандидату
Шаги
  1. Рекрутер переводит Кандидата на этап «Запись на интервью», подтверждая действие в окне нажатием на кнопку «Ок»
1.1 В случае, если у кандидата отсутствует e-mail, кандидат не перейдёт на этап, появится нотификация
1.2. В случае, если кандидат уже находится на этапе «Запись на интервью» по другой вакансии, по текущей вакансии он не перейдёт на этот этап, появится нотификация
1.2.1. При клике на текст «другой вакансии», в новой вкладке откроется вакансия, по которой кандидат находится на этапе «Запись на интервью».

2. После успешного перевода кандидата на этап, система отправляет кандидату письмо со ссылкой на заполнение Анкеты
3. Кандидат переходит по ссылке в Анкету, авторизуется в личном кабинете кандидата, заполняет страницу и отправляет результат по нажатию на кнопку «Завершить»
4. Рекрутер получит e-mail о факте заполнения анкеты, в котором содержатся предложенные кандидатом варианты времени проведения интервью. Ссылки на кандидата и вакансию - кликабельные
4.1 Помимо e-mail для рекрутера, в карточке кандидата автоматически появится комментарий, дублирующий информацию из письма
5. Рекрутер может перейти по ссылке из письма для создания встречи в Системе. При этом откроется форма создания встречи, содержащая предложенные кандидатом варианты времени проведения интервью и его комментарий. При этом, в блоке «отправить E-mail после создания встречи» поле «кому» предзаполнено адресом почты кандидата.
5.1 К каждому из трёх блоков формы есть подсказки, которые появляются при наведении на иконку вопроса:
5.1.1 В случае, если выбран шаблон письма, текст письма предзаполнится текстом из выбранного шаблона, а также появится подсказка про переменные из шаблона:
5.1.2 В случае, если в блоке «отправить Email после создания встречи» очистить поле «кому» и нажать «сохранить», действие не будет выполнено – встреча не создастся, кандидату не будет отправлено письмо, поле «кому» будет подсвечено красным цветом, что информирует о необходимости заполнить это поле адресом почты и повторить действие:
5.2 После заполнения полей формы рекрутером и нажатия на кнопку «сохранить»
- в Системе появится информационное окно об успешной отправке письма кандидату, в карточке кандидата появится событие:
- в календаре Outlook у рекрутера и выбранных участников вакансии появится встреча:
- кандидату на почту будет отправлено письмо о назначенной встрече:
5.3 Для отмены встречи, созданной в Системе, нужно нажать на значок корзины, расположенный в блоке события, в карточке кандидата:
Или открыть форму просмотра встречи, кликнув на неё, и нажать кнопку «отменить встречу»:
В обоих случаях появится окно подтверждения. Для продолжения нужно нажать на кнопку «удалить встречу», для отмены удаления – кнопку «отмена»:
Для отправки письма кандидату при удалении встречи, нужно активировать галочку «отправить письмо кандидату». В этом случае окно подтверждения расширится до окна отправки письма:
Если выбрать шаблон письма, то текст письма предзаполнится текстом из выбранного шаблона и появится информационное сообщение о переменных в шаблоне:
При подтверждении удаления встречи, событие исчезнет из карточки кандидата и в календаре Outlook у организатора (рекрутера):

Состояние встречи у других участников в календаре Outlook сменится на «отменено» (canceled):

6. Рекрутер может создать встречу из письма непосредственно в Outlook, через кнопку «собрание». В форму создания встречи подтянется информация из письма

При этом, кандидату нужно будет отправить отдельное письмо или сообщить о назначенной встрече иным способом.