Чтобы Кандидат мог заполнить электронную анкету гос. тайны и загрузить документы, а Сотрудник – проверить ответы анкеты и загруженные документы, в Системе доступен функционал заполнения анкеты для гос. тайны Кандидатом, сохранения результатов заполнения и отправка их в Систему, а также уведомление проверяющего Сотрудника и Рекрутера.

1. Создана вакансия, выбрана категория вакансии, заполнено поле «Рекрутер»
2. У кандидата указан e-mail в средствах связи
3. Рекрутер является участником вакансии (пользователь указан в поле «рекрутер»), на которую рассматривается кандидат
4. Кандидат прикреплен к вакансии, находится на этапе до этапа «Допуск к гос. тайне»
5. Созданы шаблоны писем для отправки: для кандидата, для рекрутера, для сотрудника по трудовым отношениям (проверяющий сотрудник)
6. Активны процессы для отправки писем
7. У рекрутера указана почта в профиле пользователя
8. Проверяющий сотрудник присутствует в справочнике для гос. тайны
9. У проверяющего сотрудника указана почта в профиле пользователя
В Системе, в настройках администрирования, настроены параметры исходящей почты

Примечания:
1. Проверяющему сотруднику доступна возможность открыть электронную анкету в формате PDF. Кнопка сохранения PDF – анкеты расположена в карточке анкеты

2. Проверяющий сотрудник может назначить другого проверяющего для электронной анкеты с помощью кнопки «править», расположенной в карточке анкеты

3. Редактировать справочник проверяющих сотрудников можно перейдя в него: «инструменты > справочники > справочники для кандидата > справочник для анкеты гос. тайны». Для редактирования записи нужно кликнуть на иконку карандаша в строке этой записи

3.1. Для создания новой записи нужно выбрать соответствующий пункт меню

3.2. Для удаления существующей записи нужно выделить её крестиком, нажать кнопку «массовые действия», выбрать пункт «удалить» и подтвердить удаление

Ограничения:
1. Включать/отключать/изменять процессы - только через обращение в тех. поддержку
2. Изменять шаблоны писем возможно только через обращение в тех. поддержку
3. Изменять конфигурацию ЛКК возможно только через обращение в тех. поддержку
4. Наличие e-mail в средствах связи кандидата - обязательно. Если в карточке кандидата не указана почта - письмо не отправится, кандидат не переведётся на этап «допуск к гос. тайне», пользователь получит нотификацию о невозможности совершения действия
5. Кандидат на этапе подбора «допуск к гос. тайне» должен находиться только по одной вакансии. Если кандидату нужно заполнить анкету для допуска к гос. тайне по другой вакансии, то сначала нужно перевести кандидата на другой этап, отличный от «допуск к гос. тайне» по первой вакансии
6. Рекрутер должен являться рекрутером, указанным в соответствующем поле вакансии

1. Пользователь с ролью «рекрутер» переводит кандидата на этап «допуск к гос. тайне» по одной вакансии – появляется окно подтверждения перевода на этап

2. Рекрутер нажимает «ОК» - появляется форма выбора сотрудника, который будет проверять анкету кандидата после её заполнения. Проверяющего сотрудника следует выбирать исходя из справочной информации о подразделении.

3. Рекрутер выбирает сотрудника из списка и нажимает кнопку «подтвердить».

4. Система переводит кандидата на этап «допуск к гос. тайне»

5. Кандидат получает письмо со ссылкой на заполнение анкеты, вложениями для ознакомления и перечнем документов, которые нужно будет загрузить в процессе заполнения анкеты

5.1. Кандидат переходит по ссылке из письма, авторизуется в личном кабинете, заполняет электронную анкету, нажимает кнопку «завершить». В процессе заполнения анкеты кандидату доступна кнопка промежуточного сохранения ответов.

6. Система сохраняет анкету кандидата. Проверяющий сотрудник получает письмо о факте заполнения анкетой и ссылкой на неё для проверки ответов и документов.

6.1. Проверяющий сотрудник переходит по ссылке на заполненную анкету кандидата

6.2. В случае, если ответы кандидата на какие-либо вопросы анкеты или загруженные файлы документов не устраивают проверяющего сотрудника, он может оставит комментарий к конкретному вопросу и/или документу.

Для этого нужно перейти к строке с комментарием, нажать иконку карандаша – появится поле для ввода и сохранения комментария.

В этом поле нужно ввести текст с информацией, что именно в ответе нужно исправить кандидату, и нажать кнопку «сохранить»

После сохранения комментарий отобразится в соответствующей ячейке

Для удаления комментария нужно нажать иконку карандаша – появится поле с сохранённым текстом: его нужно удалить и нажать кнопку «сохранить»

Аналогичным образом можно оставить комментарий к загруженным файлам документов

6.2.5. После сохранения комментариев нужно сообщить кандидату о необходимости исправить ответы и/или перезагрузить документы. Для этого нужно нажать на кнопку перевода анкеты в статус «нужны исправления»

6.2.6. Система переведёт анкету в статус «нужны исправления», кандидат получит e-mail о необходимости исправить ответы

6.2.7. Кандидат перейдёт по ссылке на анкету и увидит комментарии проверяющего сотрудника к ответам на вопросы анкеты.

6.2.8. После исправления ответов кандидатом и нажатия на кнопку «завершить» переход к шагу 6.

1. Шаги с 1 по 6.1 аналогичны предыдущему сценарию («1. Сценарий с необходимостью исправить электронную анкету»)
2. Проверяющий сотрудник нажимает кнопку «согласована электронная анкета»

1. Система переводит анкету в соответствующий статус.
Кандидат получает 2 e-mail:

Рекрутер получает e-mail о факте согласования электронной анкеты кандидата:

1. Предусловия: пройден сценарий 2, кандидат предоставил оригиналы документов проверяющему сотруднику, проверяющий сотрудник принял решение о предоставлении допуска к гос. тайне кандидату.
2. Проверяющий сотрудник переводит электронную анкету кандидата в статус «допуск получен» в карточке анкеты, нажимая на соответствующую кнопку

Или в модуле «проверка кандидатов» на Kanban – доске «допуск к гос. тайне», перетаскивая карточку кандидата в колонку соответствующего статуса

Чтобы перейти на Kanban – доску с анкетами, необходимо:
· Находясь в Системе, кликнуть на пункт меню «проверка кандидатов»

· Откроется Kanban – доска «допуск к гос. тайне»

· Опционально: для настройки внешнего вида доски, нужно перейти в пункт «настройки»

3. Система переводит анкету кандидата в финальный статус «допуск получен». Рекрутер получает e-mail, содержащий информацию о том, что кандидату предоставлен допуск к гос. тайне, со ссылками на кандидата и вакансию, а так же адресом e-mail проверяющего сотрудника

1. Шаги с 1 по 6.1 аналогичны сценарию «1. Сценарий с необходимостью исправить электронную анкету»
2. Проверяющий сотрудник нажимает кнопку перевода в статус «отказ при проверке электронной анкеты»

3. Система переводит анкету в соответствующий статус. Рекрутер получает e-mail с информацией об отмене проверки электронной анкеты сотрудником

Кандидат получает e-mail с соответствующей информацией

1. Шаги с 1 по 6.1 аналогичны сценарию «1. Сценарий с необходимостью исправить электронную анкету»
2. Проверяющий сотрудник нажимает кнопку перевода в статус «отказ кандидата»
3. Система переводит анкету в соответствующий статус. Рекрутер получает e-mail с информацией о том, что кандидат сообщил об отказе занимать должность с допуском к гос. тайне, а также ссылками на кандидата и вакансию, адресом e-mail проверяющего сотрудника

1. Предусловия: пройден сценарий 2, кандидат предоставил оригиналы документов проверяющему сотруднику, проверяющий сотрудник принял решение о непредоставлении допуска к гос. тайне кандидату.
2. Проверяющий сотрудник переводит электронную анкету кандидата в статус «отказ занимать должность с допуском» в карточке анкеты, нажимая на соответствующую кнопку или на Kanban - доске
3. Система переводит анкету в соответствующий статус. Рекрутер получает e-mail с информацией о том, что проверяющий сотрудник отказал кандидату а также ссылками на кандидата и вакансию, адресом e-mail проверяющего сотрудника