Инструкция к системе TalentForce
Вакансии
1. В текущий момент интеграция настроена с hh.ru, SuperJob Avito и Карьерной страницей.

2. Название вакансии и описание на работном сайте может отличаться от названия и описания вакансии в системе. Отклики, загруженные в систему, существуют под названием вакансии в системе.

3. Можно публиковать вакансии на работном сайте и при этом не загружать в систему отклики, но нельзя загружать в систему отклики по неразмещенной из системы / не связанной в системе вакансии.
Сбор откликов работает только при авторизации пользователя на работном сайте.
У вакансии в системе должен быть статус «Открыта».
Где смотреть отклики?
1. Панель подбора
Выбираем вакансию в списке слева → раскрываем этапы подбора вакансии → нажимаем на «Отклики» → обрабатываем отклики (кнопка «Принять» или «Отказ»)
рис. 1.1 просмотр откликов в модуле Панель подбора
рис. 1.2, работа с откликами в модуле Панель подбора
2. Вакансия
Выбираем вакансию из списка → справа на вкладке «Подбор» нажимаем на этап «Отклик» → по очереди рассматриваем всех кандидатов, которые прикреплены к вакансии.
Работа с откликами
рис. 2, Просмотр откликов в модуле Вакансии
Как подключить или отключить сбор откликов по опубликованной вакансии?
1. Создаем вакансию в TF или находим существующую.
2. Пролистываем всё описание вакансии до вкладок.
3. Переходим во вкладку «Публикатор».

Выбираем вакансию из списка, заходим в режим редактирования публикации (три точки справа от публикации → Редактировать):
рис. 3, Переход в форму редактирования опубликованной вакансии
4. Пролистываем поля вниз.
5. Для подключения сбора откликов активируем чек-бокс «Собирать отклики»
При этом, сбор откликов автоматически начинается с текущей даты.
Можно выбрать будущую дату для сбора откликов, но нельзя выбрать дату, предшествующую созданию публикации.
рис. 4.1, Переключатель "Собирать отклики", положение "Активно"
6. Для отключения сбора откликов деактивируем чек-бокс «Собирать отклики
рис. 4.2, Переключатель "Собирать отклики", положение "Неактивно"
7. Сохранить изменения.
Важно! При повторном переводе вакансии в статус «открыта» подгружаются отклики, оставленные на работном сайте в промежуток времени, когда вакансия НЕ была в статусе «открыта» в системе, но была опубликована на работном сайте. Это позволяет держать отчетность в системе одинаковой с отчетностью на сайте, а также закрывать позиции ранее привлеченными кандидатами, положительно влияя на рейтинг компании.
Как обрабатывать отклики?
Возможны два варианта обработки откликов в системе — из модуля Панель подбора; из модуля Вакансии.
Обработка откликов из Панели подбора
Для начала работы с откликами необходимо перейти в модуль Панель подбора (путь: Главная → Панель подбора)
Вкладка «Контакты»
Все средства связи, которые были перечислены у кандидата в резюме на hh.ru.

Москва (локация) — город нахождения кандидата, который он указал у себя в резюме.
Admin Administrator — рекрутер, который ведет вакансию, на которую был отклик.
рис. 5, Сбор откликов в модуле Панель подбора, Вкладка "Контакты"
Вкладка «Опыт работы»
Перечислен весь опыт работы из резюме кандидата на сайте.
Опыт работы можно раскрывать/сворачивать частями по интересующим вакансиям/компаниям или воспользоваться переключателем «Раскрыть весь опыт работы» для просмотра полного текста.
рис. 6, Сбор откликов в модуле Панель подбора, Вкладка "Опыт работы"
Вкладка «Сообщения»
Во вкладку транслируется сопроводительное письмо, заполненное кандидатом при оставлении отклика. Также можно увидеть точную дату и время отправки сопроводительного письма.
рис. 7, Сбор откликов в модуле Панель подбора, Вкладка "Сообщения"
Принятие решения по отклику

Принять — кандидат будет прикреплен к вакансии на которую откликнулся и перейдет в колонке слева из этапа «Отклик» в этап «Добавлен». Если в системе есть кандидат, который откликнулся на вакансию, при принятии отклика информация о новой вакансии добавится в старую карточку кандидата. (новый кандидат не будет создан).
Что делать, если кандидат больше подходит под другую вакансию, а не под ту, что он откликнулся?
Прикреплять к той вакансии, на которую он откликнулся (это корректно для статистики), перевести на этап подбора «Отказ» и прикрепить к другой вакансии.

Отказ — кандидат будет убран из списка «Отклик».
Он останется в системе. При повторном просмотре отклика через соответствующий модуль он будет транслироваться с пометкой «Отказ» по данной вакансии.
Обработка откликов из Вакансии
Все необработанные отклики транслируются в этом списке (область справа во вкладке «Вакансии»):
рис. 8.1, Сбор откликов в модуле Вакансии, необработанные отклики
рис. 8.2, Сбор откликов в модуле Вакансии, просмотр откликов
Кликаем по кандидату и попадаем в карточку отклика. В карточке отклика ознакамливаемся с резюме кандидата и принимаем решение по отклику — Принять / отказ.
рис. 9, Принятие/Отказ из карточки кандидата
Карточка отклика
Слева — информация о кандидате. Его данные, локация, возраст, средства связи и полное резюме.

Справа — все отклики, которые были когда-либо оставлены данным кандидатом на вакансии компании + текст сопроводительного письма, при его наличии.
Если отклик был релевантным или УЖЕ был в системе — под названием вакансии будет транслировать этап подбора, на котором сейчас кандидат.
Если отклик был НЕ релевантным — будет стоять отметка «Отказ» по вакансии, на которую откликнулся кандидат.
рис. 10, Карточка отклика
Принятие решения по отклику
Важная информация по откликам:
  • Один отклик соответствует одной вакансии.
  • Если кандидат откликался два раза на одну вакансию — будет отображаться два отдельных отклика, прикрепленных к одной вакансии.
  • По каждому отклику отдельно нужно принимать решение и проставлять отметки «Принять» или «Отказ».
  • В карточке отклика отображаются все отклики кандидата (принятые и отказанные).

Принять — кандидат будет прикреплен к вакансии, на которую откликнулся, появится этап «Добавлен».
Что делать, если кандидат больше подходит под другую вакансию, а не под ту, что он откликнулся?
— Прикреплять к той вакансии, на которую он откликнулся (это корректно для статистики), перевести на этап подбора «Отказ» внутри вакансии, на которую он откликнулся и прикрепить к нужной вакансии.

Отказ — на данной вакансии по отклику проставится отметка «отказ». Из списка справа карточка вакансии не исчезнет.
Важно! Если кандидат откликался два раза на одну вакансию, то система не будет проставлять автоматически отказ по другим откликам.
Автоответы
Автоматически отправляемые сообщения кандидатам при принятии решения по отклику (функция настроена только для hh.ru).
Настройка автоответов
Текст автоответа настраивается в профиле пользователя во вкладке «Параметры для взаимодействия плагина с API работных сайтов»:

В разделе «Автоответы» поля «Приглашение кандидата» и «Отказ кандидату».
  • Приглашение кандидата — отправляется при проставлении в отклике статуса «Принять».
  • Отказ кандидату — отправляется при проставлении в отклике статуса «Отказ».
рис. 11, Настройка автоответов
Что будет, если автоответы настроены и нажали Принять/Отказ?

При нажатии на отклике «Принять» или «Отказ» кандидат получает уведомление на hh.ru с текстом сообщения, указанным в настройках профиля.

Что будет, если автоответы выключены и нажали на Принять/Отказ?

При нажатии на отклике «Принять» или «Отказ» кандидат не получает автоматического ответа из системы.
Важно! Активировать автоответы можно лишь в том случае, если они созданы в профиле пользователя. Если поля пустые – пользователю транслируется предупреждение: "Автоответы не созданы. Для создания автоответа перейдите в профиль. Перейти в профиль".
рис. 12, Предупреждение о несозданных автоответах
Массовые вакансии
Отклики попадают сразу на этап «Добавлен» и формируются в карточку кандидата.
Если предполагается массовый подбор по вакансии, возможно выбрать опция создания карточки кандидата, без необходимости обработки отклика.

Инструкция для включения «Массовой вакансии«