Данный модуль служит для массовых рассылок кандидатом, позволяет уменьшить рутинную работу рекрутеру, выполняю работу первичного опроса или другие задачb в рамках WhatsApp.

Для начала работы с чат-ботом необходимо выбрать модуль «Чат-бот» в навигационном меню.

После перехода на основной экран модуля доступны следующие функции:

• Список всех рассылок
• Поиск рассылки по фильтрам
• Отображение рассылок, созданных текущим пользователем
• Создание новой рассылки

Для каждой рассылки отображается информация:

• Название
• Активности
• Подключенный провайдер
• Количество человек в аудитории
• Сценарий чат-бота
• Кем создан чат-бот

Для удаления рассылки необходимо нажать на значок «Удалить» напротив нужной рассылки, после чего она будет удалена и не будет отображаться в списке рассылок.

При нажатии на название рассылки осуществляется переход на страницу выбранной рассылки.

На данном экране отображаются этапы рассылки, с указанием количества человек на каждом этапе. Возможно перейти на конкретный этап и посмотреть переписку с конкретным человеком. Также есть поиск, позволяющий найти конкретного человека по ФИО.

Выбрав этап, отобразится список людей, находящихся в нем. Также будет доступен просмотр переписки с каждым кандидатом. Для его просмотра необходимо нажать на нужного кандидата. В правой части экрана будет открыт экран коммуникации, где можно увидеть переписку с кандидатом.

Для редактирования бота необходимо нажать на значок «Редактировать» на экране просмотра рассылки.

На экране редактирования чат-бота доступны следующие функции:
1. На вкладке «Параметры»:

• Изменение названия чат-бота
• Выбор вакансии. Обязательно, если в сообщениях сценария используется переменная вакансии
• Установка времени ожидания ответа, спустя которое кандидат будет удален из рассылки
• Провайдер

2. На вкладке «Аудитория»:

• Список кандидатов
• Общее количество человек
• Кнопка добавления кандидатов в рассылку
• Удаление кандидата из аудитории (по клику на корзину)

Для создания рассылки необходимо перейти на вкладку «Чат-бот» на главной панели стенда. Затем нажать на кнопку «Создать». В появившемся окне заполнить следующие обязательные поля:

• Название рассылки
• Вакансия для рассылки. Обязательное поле для заполнения в случае использования переменной вакансии. При рассылке название вакансии будет использовано в переменной
• Провайдер
• Сценарий
• Если выбрана функция запуска рассылки после создания, необходимо добавить во вкладку аудитория не менее одного человека

Также можно установить время ожидания ответа от кандидата, по истечению которого он будет удален из рассылки.
После создания рассылки она будет отображаться в общем списке. Её можно будет редактировать, удалить и активировать.

Для добавления людей в рассылку, необходимо нажать на кнопку «Добавить» во вкладке «Аудитория». Затем откроется экран добавления аудитории, на котором расположены следующие элементы:

• Фильтр для поиска кандидатов
• Список кандидатов, для каждого указаны: ФИО, контактные данные, последнее место работы, последняя должность, опыт работы, а также кто добавил кандидата
• Возможность выбор каждого кандидата по отдельности или всех, отображенных на экране
• Значок «Отмена»
• Кнопка «Прикрепить», которая будет работать, если выбрать хотя бы один человек

Для выбора кандидата необходимо нажать на окошко рядом с ним. Для выбора всех кандидатов, отображенных на экране необходимо нажать на поле, расположенное сверху рядом с количеством показанных людей. Также можно перейти к карточке каждого кандидата, нажав на его ФИО.

Если кандидат находится в другой активной рассылки, его нельзя будет добавить в новую. Чтобы добавить потребуется удалить его из активной рассылки. При попытке добавить кандидата всплывет окно, в котором будут указаны кандидаты, которые включены в другую активную рассылку. Можно удалить их из текущей рассылки, либо сохранить рассылку, не запуская её.

Для создания сценария необходимо начать редактировать существующую рассылку, затем необходимо нажать на кнопку «Создать» во вкладке «Сценарии».
Также создать сценарий можно, создав новую рассылку, затем заполнить поля «Название», «Провайдер», «Сценарий», а также добавить не менее одного человека в аудиторию, если выбрана функция «Запустить рассылку сразу после создания».

Внизу страницы находится кнопка «Сообщение», необходимо нажать на нее и, удерживая, перенести на интерактивное поле. После этого на нем появится форма для заполнения сообщения кандидатам.

Для создания первого сообщения необходимо выбрать в этапах «Начат диалог» и в текстовое поле, расположенное под этапом, вставить сообщение начала диалога из сценария. Текст первого сообщения должен быть по шаблону, согласованным на стороне провайдера.

Затем необходимо создать форму для обработки ответа. Справа от кнопки «Сообщение» расположена кнопка «Ответ», необходимо нажать на нее и, удерживая, перенести на интерактивное поле. После этого появится форма для создания возможных ответов от кандидатов.

Для создания ответа необходимо нажать на кнопку «Добавить ответ», затем выбрать из списка нужный ответ или создать новый. Для этого необходимо ввести свой ответ, затем нажать на кнопку «Создать». Также в одну форму ответа добавить несколько ответов.

Все формы можно дублировать и удалять. Для управления масштабом в правом нижнем углу расположены кнопки. Выйти из экрана создания сценария можно с помощью кнопки «Сохранить и выйти», либо при нажатии на кнопку «Отмена», при этом действия не будут сохранены.

Кнопка тест сценария расположена по центру внизу экрана создания сценария. При нажатии на нее откроется окно тестирования сценарий, далее необходимо нажать на кнопку «Тестировать». В появившемся окне необходимо ввести номер пользователя, после чего на этот номер придет первое сообщение сценария.

Существует возможность вставки переменных в блок «Сообщение» из модулей «Кандидаты» и «Вакансия». Для этого в поле текста в блоке «Сообщение» нужно ввести символ «{}», после чего откроется выпадающий список полей для кандидатов и вакансии. Это позволяет позволяет использовать в сообщении таких значений полей, как ФИО кандидата и наименование вакансии.

В верхней части экрана «Создание сценария» расположена панель настройки напоминаний. На ней находятся следующие настройки:

• Текст напоминания. Название текста, который будет отправлен кандидату в том случае, если он не отвечает.
• Напомнить через. Установка времени в минутах, через которое будет отправлено напоминание.
• Функция переспроси. Название сообщения, которое придет если кандидат отвечает не прописанным в форме «Ответ» вариантом ответа. После отправки сообщения переспроси будут отправлены предыдущие сообщения, на которые не получен ответ.
• Значок «Администрирование». Переход в экран создания и редактирования напоминаний, функции переспроси и этапов воронки.

Для каждого сценария возможно настроить только один вариант напоминания.

Для перехода на экран администрирования необходимо нажать на значок Шестеренки. На странице находятся следующие настройки для напоминаний, функции переспроси, а также редактирование и создание этапов воронки рассылки.
Переспроси. При нажатии на вкладку будет показан список всех функций для переспроси. Для каждой показано название, текст сообщения, а также кнопки для удаления и редактирования. Чтобы создать новую функцию, необходимо нажать на кнопку «Создать», затем заполнить название и текст сообщения, далее нажать «Сохранить».

Напоминание. При нажатии на вкладку будет показан список всех функций для напоминания. Для каждой показано название, текст сообщения, а также кнопки для удаления и редактирования. Чтобы создать новую функцию, необходимо нажать на кнопку «Создать», затем заполнить название и текст сообщения, далее нажать «Сохранить».

Этапы воронки. При нажатии на вкладку будет показан список всех этапов воронки рассылки, которые можно выбрать при создании сценариев в блоке «Сообщение». Для каждого этапа показано название и цвет, а также кнопки для удаления и редактирования. Чтобы создать новый этап, необходимо нажать на кнопку «Создать», затем заполнить название, номер позиции этапа и цвет, далее нажать «Сохранить».

Чтобы сценарий мог реагировать на ответы пользователя и в зависимости от них отправлять новые сообщения, необходимо соединять блоки сценария между собой. У каждого блока «Сообщение» и у каждого ответа в блоке «Ответ» расположен элемент, позволяющий создавать связь между блоками.

Для создания связи необходимо нажать на этот элемент и, удерживая, провести до левой стороны необходимого блока. Во время этого появится стрелка, которая при удачном соединении закрепится на другом блоке.

Следует проводить связи в направлении логики переписки. От каждого блока «Ответ» нужно протягивать связь к блоку «Сообщение». От каждого блока «Сообщение» нужно протягивать связь к блоку «Ответ».

Для разрыва связи нужно нажать на стрелку с любого из концов и, удерживая, перевести ее в свободное место на поле. После этого связь исчезнет и ее можно будет создать заново. Также связь удаляется при удалении одного из блоков.

Переходим в основную вкладку со списком чат-ботов, напротив каждого находится кнопка «Дублировать». При нажатии на нее происходит открытие формы редактирования сценария со всеми блоками и связями, которые были созданы в выбранном сценарии, при этом название сценария назначается «Название сценария» — копия.