Для перехода в настройки функционала согласования необходимо навести на значок профиля в правом верхнем углу и выбрать «Администрирование». Перейти в блок «Согласование».

Данный раздел используется для управления статусами согласования. В системе существует возможность только переименовать названия статусов. При изменении названия статуса следует учитывать, что настроенные в системе процессы и очередность смены статусов останутся прежними. Рекомендуем менять текущие названия на схожие по смыслу.

Чтобы переименовать статус, необходимо:

1. В блоке «Согласования» перейти в раздел «Статусы согласования»
2. Выбрать статус, который нужно переименовать
3. Внести изменения в поле с наименованием статуса
4. Нажать «Сохранить»

В системе существует возможность настроить список «Архив», то есть указать статусы заявок, попадая в которые, заявка будет автоматически перемещена во вкладку «Архив». По умолчанию, данный список формируется из заявок в статусах «Согласовано», «Отклонено», «Отменено».

Для настройки списка «Архив» необходимо:

1. В блоке «Согласования» перейти в раздел «Настройка статусов согласования»
2. Выбрать статусы (Чтобы выбрать несколько статусов одновременно необходимо «зажать» кнопку «Ctrl»)
3. Нажать «Сохранить»

В системе существует возможность настроить сценарии согласования. Сценарий согласования – набор этапов согласования и сроков согласования для каждого этапа (Опционально), а также указание конкретных согласующих лиц или указание наименования полей участников заявки внутри каждого этапа и порядок их согласования.

Главное различие сценария от плана согласования: сценарий согласования – шаблон, по которому будет создаваться план конкретной заявки.

В форме создания сценария согласования доступны следующие действия:
1. Ввести название сценария в поле «Название»

2. Выбрать модуль, для которого необходимо применить данный сценарий.
Доступный для выбора модуль – Заявки

3. Параметр «Основной сценарий»: включите данный параметр, если необходимо, чтобы данный сценарий использовался по умолчанию для каждой заявки. В рамках одного модуля (Заявки) основной сценарий может быть только один.

4. Указать срок согласования у каждого этапа. Для этого необходимо:
4.1 Включить параметр «Указание срока у этапов»
4.2 В поле «Срок в раб.дн.» указать количество рабочих дней, в течение которых согласующим лицам необходимо принять решение по согласованию заявки. В поле можно указать число от 0 (Если заявку необходимо согласовать сегодня, а начиная со следующего дня срок согласования будет считаться истекшим) до 999. При этом срок согласования должен быть заполнен у каждого этапа.

При отправке заявки на согласование система автоматически рассчитает дату окончания срока согласования для каждого этапа с учетом рабочего графика организации и дней-исключений из рабочего графика (То есть если заявка была отправлена на согласование 15.07.2022 в пятницу, указан срок согласования этапа 1 день, а 16.07.2022 и 17.07.2022 – выходные организации, то дата окончания срока согласования будет 18.07.2022).

Если в заявке несколько этапов согласования, то дата окончания срока согласования для каждого последующего этапа будет рассчитываться от даты окончания срока согласования предшествующего этапа и количество дней из поля «Срок в раб.дн».

Система отправит напоминание на почту согласующим лицам, не принявшим решение по заявке, за 1 календарный день до истечения срока согласования. Если дата окончания срока согласования 18.07.2022, то утром 17.07.2022 поступит напоминание о необходимости принять решение по согласования заявки.

На следующий день после наступления даты окончания срока согласования система подсветит истекший этап согласования красным цветом.

5. Выбрать порядок согласования: каждый из этапа или любой из этапа.
5.1 Каждый из этапа: выбор данного порядка согласования означает, что в рамках этого этапа согласования необходимо получить согласование от всех участников (При наличии двух и более согласующих лиц).
5.2 Любой из этапа: выбор данного порядка согласования означает, что в рамках этого этапа согласования достаточно получить согласование одного из участников, после чего заявка отправится на следующий этап согласования.

Последовательное согласование. Для создания процесса согласования по очереди несколькими согласующими лицами необходимо:
1. Создать этап согласования
2.  Выбрать согласующее лицо
3.  Указать порядок согласования внутри этапа
4.  Повторить пункты 1-3

Таким образом пока заявка не согласована первым согласующим лицом (На первом этапе) согласующему лицу на втором этапе она не поступает.

Параллельное согласование. Всем пользователям в рамках одного этапа согласования одновременно поступят уведомления о начале согласования заявки на подбор. Для создания параллельного процесса согласования необходимо:
1. Создать этап согласования
2. Выбрать согласующие лица (По кнопке «Добавить согласующего»)
3. Указать порядок согласования (Выбрать значение «Каждый из этапа», если необходимо параллельное согласование всеми участниками; Выбрать значение «Любой из этапа», если достаточно согласования одного из участников)
Таким образом уведомления о начале согласования поступят всем участникам одновременно.

Комбинированное согласование. Используйте данный способ, если необходимо совместить последовательное и параллельное согласование. Например, двоим согласующим заявка поступает параллельно, а третьему согласующему только после того, как согласуют первые двое или один из них.

6. Выбрать согласующее лицо

Вариант 1. Сотрудник
При выборе значения «Сотрудник» система отобразит всех пользователей в системе. Для оперативного нахождения сотрудника введите в поле его ФИО.

Вариант 2. Связанная запись
При выборе значения «Связанная запись» система отобразит все поля из блока «Участники» (Первый шаг заявки).
В дальнешем при использовании сценария согласования в плане согласования заявки система автоматически отобразит ФИО пользователя из указанного поля.

7. Добавить согласующее лицо

Для добавления участника согласования нажмите на кнопку «Добавить согласующего» в форме создания этапа

8. Удалить согласующее лицо

Для удаления участника согласования нажмите на кнопку «Удалить согласующего». Данная кнопка доступна, если внутри одного этапа два или более участника.

9. Добавить этап согласования

Для добавления этапа согласования нажмите на кнопку «Добавить этап»

10. Удалить этап согласования

Для удаления этапа согласования нажмите на кнопку «Удалить этап». Данная кнопка доступна, если в сценарии согласования два или более этапов согласования.

11. Сохранить сценарий согласования

Для сохранения сценария нажмите на кнопку «Сохранить»

12. Отменить внесенные изменения

Для отмены внесенных изменений или отмены создания сценария нажмите на кнопку «Отменить».

В системе можно создать несколько сценариев согласования. Основной сценарий – будет выбираться по умолчанию; выбор остальных сценариев можно настроить автоматически через процессы согласования (См. раздел «Процессы согласования»).

Данный модуль позволяет автоматически совершать различные действия при добавлении/изменении данных в системе, а также по расписанию планировщика, настроенному в панели Администрирования.

Для создания процесса согласования необходимо:

1. В блоке «Согласования» перейти в раздел «Процессы согласования»
2. Нажать «Создать»
3. В форме создания процесса указать тип процесса «Процесс согласования»
4. Указать основную информацию, условия и действия процесса
5. Нажать «Сохранить»

Подробные шаги создания процесса описаны в разделе «Процессы».

Пример использования модуля «Процессы согласования»: в организации существует основной сценарий согласования заявки, но есть отделы исключения, для которых должен примениться другой сценарий согласования. В таком случае можно создать процесс, который применит специализированный сценарий согласования на план конкретной заявки, если в данной заявки указан отдел исключение.

В системе существуют уведомления согласующих лиц по почте при согласовании заявки на подбор. Шаблоны писем можно изменить или создать новый в разделе «Шаблоны писем для отправки». При наличии шаблона письма необходимо выбрать его в разделе «Шаблоны e-mail уведомлений при согласовании».

1.  Уведомление согласующего лица о начале согласования заявки на подбор.
Выбранный в данном поле шаблон данного письма будет использоваться при автоматической отправке email-увеломления на почту согласующим лицам при наступлении начала согласования (При условии, что у выбранного пользователя указан адрес почты в профиле).

2. Уведомление согласующего лица о приближении окончания срока согласования заявки на подбор.
Выбранный в данном поле шаблон данного письма будет использоваться при автоматической отправке email уведомления на почту согласующим лицам за один день до окончания срока согласования на данном этапе (При его наличии).

Если при создании заявки был указан срок согласования для каждого этапа, то за один день до истечения срока согласования участникам, которые не приняли решение, отправится уведомление.

Данное уведомление отправляется по заданию «Отправка уведомлений об окончании срока согласования» (Путь: Администрирование – Система – Планировщик – Отправка уведомлений об окончании срока согласования). В форме редактирования задания имеется возможность отключить данное задание, изменить время отправки или периодичность. По умолчанию, задание отрабатывает один раз в сутки (Независимо от рабочего графика) в 9.00.

В системе существует возможность согласовать заявку из тела письма, не выполняя вход в систему (Действия согласующего лица описаны в разделе Заявки https://talentforce.ru/help/zayavka). Для реализации данного функционала необходимо расположить кликабельные кнопки для принятия решения в тело писем. Выполните следующие шаги:

1. Откройте модуль «Шаблоны писем для отправки» (Инструменты – Справочники – Шаблоны писем для отправки)
2. Проверьте корректность ссылок для каждой из кнопок принятия решения в следующих шаблонах писем:

• Согласование из письма. Уведомление согласующего о начале согласования
• Согласование из письма. Уведомление согласующего о приближении окончания срока согласования
• Согласование. Уведомление кому перенаправили

3. В шаблонах писем, указанных под пунктами 2.1 и 2.2 должны быть установлены следующие ссылки для каждой кнопки принятия решения:

• Согласовать - $hrpac_coordination_requests_email_button_approve_url
• На доработку - $hrpac_coordination_requests_email_button_revision_url
• Отклонить - $hrpac_coordination_requests_email_button_reject_url

4. В шаблоне письма, указанном под пунктом 2.3 должны быть установлены следующие ссылки для каждой кнопки принятия решения:

• Согласовать - $hrpac_coordination_stage_results_email_button_approve_url
• На доработку - $hrpac_coordination_stage_results_email_button_revision_url
• Отклонить - $hrpac_coordination_stage_results_email_button_reject_url

Действие данных кнопок равносильны действиям при принятии решения в самой системе. При отправке заявки на доработку или ее отклонении пользователю необходимо будет заполнить комментарий, а при согласовании заявки из письма – поле для ввода комментария отсутствует.
Принять решение по согласованию заявки сможет только получатель из тела письма. Если письмо было адресовано, то получатель при нажатии на кнопки «Согласовать», «На доработку» или «Отклонить» увидит сообщение об ошибке.

5. Проверьте, что шаблоны писем для отправки (Под пунктом 2.1 и 2.2) с кликабельными кнопками установлены в настройках администрирования (Администрирование – Согласование – Шаблоны e-mail уведомлений при согласовании)

6. Проверьте, что шаблон письма, указанный под унктом 2.3 используется в процессе уведомления пользователя, кому перенаправили заявку на согласование (Инструменты – Процессы – Уведомление кому перенаправили)