Демонстрация возможностей
Проведём в Skype 20-минутную демонстрацию возможностей платформы и откроем доступ на 14 дней бесплатно.
Промокод
Демонстрация возможностей
Проведём в Skype 20-минутную демонстрацию возможностей платформы и откроем доступ на 14 дней бесплатно.
Промокод
Демо-доступ
Проконсультируем и откроем доступ на 14 дней бесплатно
Промокод
Инструкция администратора системы TalentForce
Модуль «Процессы»

Создание процесса

В верхней панели меню выбрать вкладку «Все» и из выпадающего меню нажать на «Процессы». Появился список всех процессов системы.

Данный модуль позволяет автоматически совершать различные действия при добавлении/изменении данных в системе, а также по расписанию планировщика, настроенному в панели Администрирования.

В панели меню выбрать вкладку «Процессы». Из выпадающего меню выбрать «Создать процесс».

Блок «Обязательная информация»

В блоке «Обязательная информация» заполнить обязательные поля:

1. Процесс – текстовое поле, создержить название процесса
2. Ответственный(ая) – указывается имя ответственного, по умолчанию устанавливается текущий пользователь. Если необходимо изменить ответственного пользоватлея, то необходимо нажать на кнопку и из появившегося списка выбрать желаемого пользователя
3. Контролируемый модуль – выпадающий список, содержащий все модули системы. Выбирается модуль при создании или изменении записи которого должен запускаться создаваемый процесс.
4. Статус – указывается статус «активный» или «не активный». Выполняются только активные процессы.
5. Запускать – указывается условие запуска. Выбрать из выпадающего меню один из параметров:

  • Только при сохранении записи – процесс запускается при сохранении записи
  • Всегда – процесс запускается для обоих перечисленных случаев
  • Только по расписанию в Планировщике – возможность указания времени и периодичности запуска процесса

При выборе данного значения отображаются дополнительные поля:

  • Расширенная настройка – чек-бокс, при активации которого отображается возможность ввода точного времени, в которое должен начать отрабатывать процесс.

Примечание:

- любое из пяти полей может содержать символ * (звездочка) в качестве значения. Это означает полный диапазон возможных значений, например, каждая минута, каждый час и так далее)

- в поле «минуты» необходимо ввести значение от 0 до 59 (В виде 00, 01, 02 и так далее)

- в поле «часы» необходимо ввести значение от 0 до 23 (В виде 00, 01, 02 и так далее)

- в поле «число» необходимо ввести значение от 1 до 31 (В виде 01, 02 и так далее)

- в поле «месяц» необходимо ввести значение от 1 до 12 (В виде 01, 02 и так далее)

- в поле «день недели» необходимо ввести значение от 1 до 7 в зависимоти от необходимо дня недели (Например, если необходимо запускать процесс только по понедельникам, то введите значение «1», если с понедельника по пятницу, то значение «1-5», если понедельник, среда и пятница, то значение «1,3,5»)

Любое из полей может содержать список значений, разделенных запятыми (Например, 1, 2,5,) или интервал (поддиапазон), обозначаемый дефисом (Например, 1-5).

После звездочки (*) или интервала можно с помощью символа «/» указать шаг значений. Например, 0-23/2 может использоваться в поле «Часы» для указания того, что действие должно происходить каждые два часа, начиная с полуночи (То есть в полночь, в 2 часа ночи, в 4 утра и так далее). Значение */4 в поле «Минуты» означает, что действие должно происходить каждые четыре минуты.

В полях «Месяцы» и «Дни недели» можно вместо числовых значений использовать сокращенные до трех букв названия месяцев (Jan, Feb…Dec) и дней недели (Mon, Tue…Sun)

На рисунке ниже указан пример запуска процесса каждый день в любой месяц года с понедельника по пятницу в 9.00
  • Периодичность – возможность указания времени периода, по истечении которого процесс запускается заново
Имеется возможность выбора количества минут или часов, а также дни запуска процесса
На рисунке ниже указан пример запуска процесса с понедельника по пятницу каждые 2 часа. Запуск процесс начинается с момента сохранения внесенных изменений в указании периода (При условии, что работает cron)

6.Запускать для – выпадающий список, содержащий следующие значения: всех записей, создаваемых записей, изменяемых записей.
  • Всех записей – если установлено условие в поле «Запускать» - «При сохранении записи», то процесс выполняется и для создаваемых, и для изменяемых записей. Если установлено условие «По заданию планировщика», то процесс выполняется для всех существующих записей: и изменяемых, и неизменяемых, и создаваемых.
Примечание: Если процесс выполняется «По заданию планировщика» и в поле «Запускать для» выбрано значение «Всех записей» в поле, то эта операция может затянуться, если модуль содержит много записей. И хотя процесс будет выполняться в фоновом режиме, в процессе выполнения задания могут потребляться значительные ресурсы сервера, поэтому лучше всего запускать подобные задания в нерабочее время
  • Создаваемых записей – процесс запускается при создании записи в указанном модуле
  • Изменяемых записей – процесс запускается при изменении уже существующей записи
7. Многократный запуск – при выполнении процесс отслеживает каждую запись, к которой он уже был применён ранее. Этот параметр позволяет либо запускать действия процесса только один раз для каждой записи, либо выполнять действия многократно, если по логике настроек требуется их повтор. По умолчанию установлено значение «false». Это значит, что процесс будет остановлен если запись была обработана в рамках текущего процесса. Если установлено значение «true» – то это значит, что процесс будет запущен снова, вне зависимости от того, была ли запись только что обработана в рамках текущего процесса.
Примечание: Желательно ввести ограничение, чтобы установленный параметр многократного запуска не приводил к постоянным перезапусков процесса. Например, настроить процесс так, чтобы одно из указанных действий отменяло (прямо или косвенно) одно из указанных условий; или чтобы процесс был настроен на конкретные записи, выполняясь при их создании/изменении/сохранении.

8.Запись в аудит – чек-бокс
Если чек-бокс активен, то для карточек вакансии и кандидатов во вкладке «История» отобразятся совершенные действия по процессу с указанием наименования процесса

9. Асинхронное выполнение – чек-бокс
Если чек-бокс активен, то это позволит продолжить обработку других задач, не ожидая завершения действия процесса (Данный параметр важен, если планируется большое количество обработки записей по процессу, чтобы не приостанавливать работу пользователей в системе)

Блок «Условия»

Можно добавить условие (одно или несколько), при котором данный процесс будет работать. Создание условий доступно только после указания контролируемого модуля. При добавлении условия появляются несколько столбцов:
  • Модуль – выпадающий список всех модулей системы, указывается модуль, для которого будет выполняться создаваемое условие.
  • Поле – выпадающий список, содержащий поля, относящиеся к выбранному модулю.
  • Оператор сравнения – в зависимости от выбранного поля доступны различные операторы сравнения. Если поле НЕ содержит дату или цифровое значение, то доступны следующие операторы: Равно, Не равно, Содержит, Начинается с, Оканчивается на, Без даты. Если поле цифровое или содержит дату, то возможны следующие условия: Равно, Не равно, Больше, Меньше, Больше или равно, Меньше или равно, Без даты.
  • Тип – выпадающий список, содержащий следующие значения
  • Значение – наиболее частый вариант, используется для сравнения выбранного поля с указанным значением. Значение может быть представлено по-разному, в зависимости от типа выбранного поля.
Поле – используется для сравнения значения двух полей.
Изменение – используется при изменении значения выбранного поля.
Дата – используется для сравнения выбранного поля с указанной датой или интервалом. Интервал может быть представлен минутами, часами, днями, неделями, месяцами или годовщиной.
Состоит в Группе пользователей – используется для сравнения принадлежности выбранного значения к указанной в следующем поле группе пользователей.
  • Значение – текстовое значение выбранного поля

Блок «Действия»

К создаваемому процессу также можно добавить ответное действие системы. Первым делом необходимо выбрать из выпадающего списка одно из значений:
Создать запись – создает запись в указанном модуле запись для поля
Изменить запись – изменяет значение поля в указанном модуле
Отправить E-mail – отправляет письмо указанным в полях получателям. Также есть возможность выбора шаблона электронной почты.
Вычислить поля
Для каждого действия желательно указать его краткое описание (или название). Количество добавляемых в процесс действий не ограничено.

Создание записи

Прежде всего необходимо выбрать тип записи - модуль, в котором будет создаваться необходимая запись.
После выбора модуля можно:
  • Связать создаваемую запись с записью в контролируемом модуле, отметив соответствующую опцию. В этом случае в субпанелях Форм просмотра обеих записей будет отображаться информация о созданной связи. По умолчанию установлено значение «true».
  • Скопировать письма из Модуля Рабочего Процесса, отметив соответствующую опцию. Для осуществления копирования должна быть отмечена и предыдущая опция. По умолчанию установлено значение «false».
  • Связать создаваемую запись с другой записью. Для этого необходимо нажать кнопку «Добавить связь», выбрать необходимый модуль и существующую в нем запись.
  • Указать поля, которые необходимо заполнить при создании записи. Для этого необходимо нажать кнопку «Добавить поле» и выбрать необходимый элемент в списке.
  • После этого справа появится ещё один список, позволяющий указать, каким именно образом будет заполняться поле создаваемой записи. Доступны следующие варианты:
  • Значение – поле создаваемой записи будет содержать указанное значение
  • Поле – поле создаваемой записи будет содержать то же значение, что и выбранное поле
  • Дата – доступно только если поле имеет тип Date - поле будет содержать указанное или вычисляемое по указанной формуле значение даты
  • Для поля Ответственный(ая) доступны дополнительные варианты:
  • Назначение в цикле – пользователи выбираются по порядку (из общего списка, из Роли и/или из Группы)
  • Назначение наименее занятого – выбирается пользователь, у которого меньше всего записей в текущем модуле (выбор из общего списка, из Роли и/или из Группы)
  • Случайное назначение – выбор случайного пользователя (из общего списка, из Роли и/или из Группы)

Изменение записи

В данном случае используется тот же функционал, что и при создании записи, но вместо создания новой записи происходит изменение уже существующей: могут быть изменены значения полей записи, добавлены связи с другими записями.
Для возможности изменения связанной записи выберите тип записи «Модуль сбора данных» с указанием нужного модуля.

Отправка E-mail

В данном случае выполнение Процесса приведёт к отправке на указанные адреса электронных писем, созданных на основе шаблонов. Для отправки писем индивидуально каждому пользователю – отметьте соответствующую опцию, в противном случае каждый получатель будет видеть адресные данные всех указанных адресатов.
Письма всегда будут отправляться с системного почтового адреса. Указанные в профиле пользователя электронные адреса в этом случае не используются, поскольку процесс может выполняться по заданию Планировщика, без привязки к конкретному пользователю.
При указании адресатов возможны следующие варианты:
E-mail – адрес почты вводится вручную
Связанной записи – E-mail будет отправлен на основной электронный адрес записи, связанной с текущей. Для того из комбобокса выберите соответствующий модуль, связанный с текущим
Выбрать пользователя – E-mail будет отправлен на электронный адрес выбранного пользователя
Выбрать пользователей – E-mail будет отправлен на электронный адрес всех пользователей, пользователей Роли и/или пользователей Группы.
Выбрать поле – указывается адрес почты вручную

Вычисляемые поля

Вычисляемые поля позволяют значительно расширить возможности создаваемого процесса, автоматизируя многие операции по вводу данных без помощи профессионального программиста. Пользователь может добавлять необходимые формулы непосредственно в интерфейсе процесса, указывая поля, в которые будут выводиться вычисляемые результаты. В формулах могут быть задействованы следующие типы функций:

  • логические функции
  • текстовые функции
  • математические функции
  • функции обработки даты/времени
  • функции обработки условных операторов
  • счётчики
Создаваемые формулы могут содержать данные из следующих полей:

  • Данные из полей контролируемого модуля (основные параметры)
  • Данные из полей модулей, связанных с контролируемым модулем (связанные параметры)
При работе с основными параметрами в поле «Условия» аргументами функций являются основные поля контролируемого модуля. В выпадающем списке перечислены все поля модуля, как основные, так и пользовательские, добавленные через модуль «Студия». Для добавления основного параметра выберите в списке необходимое поле и нажмите на кнопку «Добавить основной параметр», после чего в таблице параметров появится соответствующая запись.

Каждому добавляемому параметру присваивается уникальный идентификатор в фигурных скобках {Px}, где
P – обозначение основного параметра
x - порядковый номер параметра

Для некоторых типов полей (DropDown и MultiSelect) отображается дополнительный комбобокс, где можно выбрать какая именно часть данных будет участвовать в вычислениях: ключ или видимое значение. По умолчанию используется ключ.


Для удаления параметра нажмите на кнопку справа от соответствующей записи.
Настройка полей «Связанные параметры» схожа с настройкой основных параметров, с той лишь разницей, что перед тем как выбрать связанное поле, из дополнительного комбобокса необходимо выбрать модуль, связанный с контролируемым модулем отношением Один-к-одному или Один-ко-многим.

Для добавления связанного параметра выберите модуль, связанный с контролируемым, затем в соседнем списке выберите необходимое поле и нажмите на кнопку Добавить связанный параметр, после чего в таблице параметров появится соответствующая запись.

Каждому связанному параметру присваивается уникальный идентификатор в фигурных скобках {Rx}, где R – обозначение связанного параметра x - порядковый номер параметра
Для некоторых типов полей (DropDown и MultiSelect) отображается дополнительный комбобокс, где можно выбрать какая именно часть данных будет участвовать в вычислениях: ключ или видимое значение. По умолчанию используется ключ.

В полей блока «Формулы» в перечне полей контролируемого модуля выберите необходимое поле и нажмите на кнопку «Добавить формулу», после чего в таблице формул появится запись, содержащая название поля и пустое поле, в которое необходимо ввести необходимую формулу.

Для удаления формулы нажмите на кнопку справа от соответствующей записи.
Вычисление формулы происходит по установленным правилам (при сохранении записи, по заданию в планировщике, либо в обоих случаях).

Формула может содержать любой текст в кодировке UTF-8, но вычисления будут выполняться только в выражениях, заключённых в фигурные скобки. При необходимости в вычисляемых полях могут быть задействованы встроенные функции, позволяющие создавать достаточно сложные формулы.